ضرورت ارتقا جايگاه روابط عمومي ها در ساختار دستگاههاي اجرايي

امروزه به دلیل گسترش وسایل ارتباط جمعی و استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی از جمله سایت ها، خبرگزاری ها، رسانه ها و مطبوعات، اینترنت، تلفن و غیره، تبادل افكار، اطلاعات و دانش ها به سرعت شكل می گیرد.

در عصر ارتباطات، داشتن اطلاعات موثق و دقیق، بزرگ ترین سرمایه یك سازمان و یا هر نهادی است و حیات یك سازمان به داشتن اطلاعات به روز، منسجم و سازمان یافته و ارتباط دو سویه درون و برون سازمانی و انجام تبلیغات و كسب اطلاعات مفید بستگی دارد و به همین لحاظ، وجود روابط عمومی كار آمد و قوی بیش از گذشته احساس می شود.

در جامعه اطلاعاتی امروز كه بر پایه تولید اطلاعات استوار است، بهره مندی و برخورداری از اطلاعات برامده از فعالیت ها و انجام كارهای مطالعاتی، پژوهشی و تحقیقاتی، فكر و اندیشه، ارزشمند و مفید است.

مهمترین نقش روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی امروز برخورداری از اطلاعات و مدیریت آن است و تولید، انعكاس و گردآوری اطلاعات و بهره‌گیری از آن در دنیای ارتباطات، وظیفه روابط عمومی است.

امروزه روابط عمومی بخشی از اعمال مدیریت است و جایگاه خاص آن نیز در رده كارهای مدیریتی قرار دارد.

روابط عمومی باید تلاش نماید تا بر ذهن مردم تاثیر بگذارد و نظرات مثبت و سازنده آنها را درباره سازمان و دستگاه خود حفظ كند و از این راه سازمان خود را به اهداف مورد نظر نزدیك نماید.

كار روابط عمومی خدمت به مدیریت، اهداف و برنامه های سازمان است و اساس كار آن، كسب منافع برای مجموعه خود است؛ بنابراین باید به روابط عمومی و كاركردهای آن، بهتر و منطقی تر نگاه كرد و در این صورت است كه روابط عمومی می تواند در فراز و نشیب های سازمانی سربلند و سرافراز شود.

در دنیای امروز، اهمیت نقش روابط عمومی بیش از هر زمان دیگر آشكار می شود؛ چرا كه روابط عمومی، می تواند پل ارتباطی بین افراد جامعه و سازمان ها باشد.

حیطه عمل روابط عمومی، افكار عمومی است و این خود اهمیت جایگاه این بخش را می رساند.

امروزه حاصل كار و تلاش یك روابط عمومی موفق برای دستگاه و یا سازمان، شهرت، رضایتمندی و اعتبار را بدنبال خواهد داشت.

اساتید علوم ارتباطات، اطلاع رسانی، اقناع و ترغیب و توسعه مشاركت را از وظایف و كاركردهای اصلی روابط عمومی ها بیان می كنند.

به اعتقاد صاحب نظران، روابط عمومی مغز متفكر و موتور محركه و شریان حیاتی و دایمی دستگاه و مدیریت آمیخته با علم و هنر است كه میان سازمان و دستگاه خود و جامعه مخاطبان آن ارتباط سازنده و مفید برقرار می كند.

در واقع روابط عمومی مدیریت ارتباطات یك سازمان با مخاطبان آن، مشاور امین مدیر مجموعه و كاركنان آن، آیینه تمام نمای زیبایی ها ، چشم و چراغ یك دستگاه است و این بخش از سازمان است كه باید همه چیز را ببیند و همه چیز را زیبا منعكس كند و حافظ منافع دستگاه مربوطه و مردمی كه با آن سر و كار دارند باشد.

روابط عمومی در هر سازمان چشم بینا، گوش شنوا و زبان گویای آن سازمان و پل ارتباطی بین مردم و مسوولان است و سازمان را از نظرات، انتقادات و خواست های مخاطبان آگاه می سازد تا مدیریت سازمان را در اتخاذ تصمیم مناسب برای رفع نیازها و خواسته های مخاطبان یاری رساند.

روابط عمومی در حقیقت باید مغز تجزیه و تحلیل گر افكار عمومی باشد و بتواند از داده ها، پیشنهادهای سازنده و همسو با افكار عمومی ارائه نماید.

این بخش در واقع به عنوان بازوی توانمند یك سازمان و مدیریت آن مطرح است و دارای كاركردی خاص و نهادی ارزشی در سازمان ها هستند.

روابط عمومی برای پیشبرد اهداف سازمان، بخش اصلی و مهم سازمان است و این بخش در یك سازمان دارای تكنیك ها و فعالیت هایی است كه از عمده ترین آن مواردی از جمله افكارسنجی، پوشش خبری و ارتباط با رسانه ها، مدیریت پایگاه اطلاع رسانی، تهیه، تدوین و انتشار نشریه و انجام فعالیت های پژوهش، تحقیقاتی و علمی است.

روابط عمومی ها دارای پتانسیل بسیار بالایی هستند كه یك سازمان می تواند با استفاده از این پتانسیل خود را به اوج محبوبیت در نزد افكار عمومی سوق دهد.

روابط عمومی در جایی می تواند مطرح باشد كه روح پاسخگویی درون یك جامعه شكل گیرد و این امر یكی از ابزارهای مهم توسعه روابط عمومی ها می باشد.

نقش مهم روابط عمومی در تصمیم گیری های سازمانی مهم و اثر گذار است و مدیرانی كه دارای روابط عمومی قوی هستند تصمیم گیری هایشان بهتر و منطقی تر است.

امروزه با توجه به آهنگ سریع رشد و تحول تكنولوژی های اطلاعاتی و ارتباطی، كاركردها و ابزارهای سنتی روابط عمومی باید با این تكنولوژی ها هماهنگ و همسو شود و این هماهنگی باید در بستر فرهنگ سازی، آموزش و تغییر نگرش ها صورت گیرد.

اگر روابط عمومی با برنامه ریزی و هدف خاص در یك سازمان فعالیت كند، می تواند سازمان را به تعالی روز افزون سوق دهد و بهبود جایگاه و كاركرد روابط عمومی به یقین موجب پیشرفت سازمان می شود و این مهم خود گامی در جهت توسعه هر بخش و یا منطقه در سال تولید ملی ، حمایت از كار و سرمایه ایرانی است.

امروزه ضرورت وجود روابط عمومی قوی و كارآمد در برخی سازمان ها و ارگان ها شكل و به عنوان یك بخش از مدیریت، فن و هنر ارتباطی مورد توجه قرار گرفته است.

اما متاسفانه علی رغم گسترش روز افزون ابزارهای ارتباطی، برخی ادارات و سازمان ها از داشتن یك روابط عمومی كارآمد محرومند.

نبود نیروی متخصص و كارآمد و عدم توجه مدیران به مقوله روابط عمومی از مهمترین عواملی است كه باعث شده روابط عمومی در برخی نهادها، جایگاه خاص خود را نداشته باشند.

این دو موضوع یعنی وجود نیرو متخصص، با تجربه و علاقه مند و حمایت دستگاه از این بخش مكمل یكدیگرند و هر كدام از آن تكمیل كننده دیگری است.

اگر دستگاه و یا مجموعه اداری به خصوص مدیریت آن، حمایت های لازم را از روابط عمومی نداشته باشد و یا به عبارتی دیگر نظر مثبت و اعتقادی به آن نداشته باشد روابط عمومی ها توفیق چندانی نخواهند داشت.

روابط عمومی توانمند و موفق باید ضمن برخورداری از حمایت های مالی و معنوی سازمان و نهاد خود، بتواند با همراهی و همكاری بخش های مختلف و استفاده از امكانات در جهت نیل به اهداف سازمان خود تلاش نماید.

لازمه موفقیت یك روابط عمومی استقلال فكری، به كارگیری تمام توانمندی ها، پتانسیل ها و ظرفیت های موجود تحت مدیریت ارشد مجموعه خود است.

روابط عمومی كه مورد تشویق، تایید و حمایت مجموعه خود باشد می تواند اهداف سازمانی را به نحو شایسته دنبال كند و موفقیت هایی را برای مجموعه به ارمغان آورد.

در عصر امروز ارتباطات و اطلاعات، مدیر و یا مسوول روابط عمومی باید دارای ایده، فكر و اندیشه باشد و روابط عمومی كه در حد یك كارمند عادی فقط به انجام وظیفه اداری و فعالیت های روزمره بپردازد و فكر ، ایده و خلاقیتی از خود بروز ندهد نمی تواند موفق باشد.

خوشبختانه طی سال های اخیر تلاش های خوب و مضاعفی در این بخش و در راستای بهبود فعالیت های روابط عمومی ها در ادارات و نهادهای استان هرمزگان صورت گرفته است.

تشكیل شورای هماهنگی های روابط عمومی های استان ، برگزاری دوره ها و همایش های مختلف روابط عمومی ها و پرورش نیروی های متخصص، گام مهم و اثر گذار در راستای بهبود كار این بخش و ارتقای جایگاه آن می باشد.

در این فرایند روابط عمومی بسیاری از ادارات استان با رویكرد مثبت مدیر توانسته اند جایگاه خود را ارتقاء دهند و مقام ها و رتبه هایی را در بین سایر روابط عمومی ادارات كسب نمایند.

با توجه به نامگذاری 27 اردیبهشت روز ' روابط عمومی و ارتباطات ' و با رویكرد خوبی كه در این بخش در استان وجود دارد قطعا آینده شاهد وضعیت مناسبت تر روابط عمومی ها خواهیم بود.

ضمن تبریك روز این روز جا دارد از تلاش های همه عزیزان فعال در عرصه روابط عمومی سازمان ها، نهادها و ادارات استان هرمزگان قدردانی شود.

همچنین جا دارد از تمام كسانی كه به نوعی حامی روابط عمومی هستند و در راستای ارتقای این جایگاه تلاش می كنند صمیمانه قدردانی نماییم.

امیدواریم مسوولان و مدیران بیش از گذشته به مقوله روابط عمومی توجه كنند و با تلاش در ارتقای جایگاه بیش از پیش این بخش، شاهد دلگرمی و شكوفایی روابط عمومی در هر شهر، منطقه و یا بخش باشیم. /ك/4

667گزارش :احمد جعفری ندوشن