اين گزارش كه بخش پاياني آن در روز چهارشنبه بيست و چهارم تير 1394 خورشيدي انتشار يافته، مي افزايد: مدت‌هاست كه يك آموزشگاه زبان سر كوچه‌شان افتتاح شده كه خيلي هم قيمت مناسبي دارد. اما او به رغم اشتياق به آموختن هر بار پيش خودش يك بهانه مي‌آورد. ديگر از من گذشته! و يا وقت نمي‌كنم و يا از اداره مي‌آيم ذهنم خسته است و... اما همكارش دوسالي مي‌شود كه همين كلاس‌ها را پيگيري مي‌كند. اين زبان‌آموزي برايش انگيزه شده وحتي توانسته كارهاي ترجمه‌اي كوچك در كنار شغل اصلي اش بپذيرد. اين روزها هر وقت مهمان خارجي محل كارشان مي‌آيد، همكارش به اتاق رئيس فرا خوانده مي‌شود وهمه حسرت پشتكار او را مي‌خورند.
خيلي‌ها تصور ذهني شان اين است كه برنامه‌ريزي مو به مو فقط مختص مهماني‌هاي بزرگ مثل عروسي، مسافرت و يا مراسم‌ها و مهماني‌هاي ويژه است. هيچكس به ذهنش خطور نمي‌كند كه برنامه‌ريزي روزانه تا چه حد مي‌تواند در رشد و پيشرفت همه جانبه زندگي يك شهروند دخيل باشد؟! افراد زيادي از اهميت برنامه‌ريزي براي رويدادها و اتفاقات مهم زندگي مطلعند، اما اندك شمارند كساني كه از اهميت برنامه‌ريزي براي تمام زندگي خود آگاه باشند. گفته مي‌شود كه مردم اغلب برنامه‌ريزي نمي‌كنند كه شكست بخورند، بلكه در برنامه‌ريزي كردن شكست مي‌خورند. روشن است كه راه انداختن يك مراسم عروسي يا مسافرت بدون برنامه‌ريزي تقريباً فاجعه آميز است، اما در مورد كل زندگيتان چطور؟!
زندگي برنامه‌ريزي شده به شما هدف مي‌بخشد
عملاً سه راه پيش روي شماست: يا خودتان سبب روي دادن اتفاقات زندگي شويد يا كناري بايستيد و روي دادن آن اتفاقات را نظاره‌گر باشيد و يا از اتفاق افتادن آنها گيج و مبهوت بمانيد. چنانچه بخواهيد كه هماهنگ و مطابق با اميال خود زندگي كنيد بايد در شمار آن گروه از افرادي باشيد كه خود سبب پيش آمدن رويدادها مي‌شوند. بنابراين لزوما و بايد برنامه‌ريزي كنيد.
سارا ترابي يك مشاور مي‌گويد: «زندگي برنامه‌ريزي شده، به شما جهت مي‌دهد، برنامه‌ريزي اين فرصت را در اختيارتان قرار مي‌دهد كه بدانيد به كجا قرار است برويد و چطور بايد به آن جا برويد؟ در غيراين صورت وقت خود را براي كارهايي بيهوده تلف خواهيد كرد. برنامه زندگي براي شما مراحل رسيدن به روياهايتان را به شما نشان خواهد داد. چنانچه تاكنون روياهايتان براي شما غيرممكن و دست نيافتني مي‌نمود، شايد به اين دليل بوده است كه شما هيچ طرح و برنامه‌اي براي رسيدن به آنها آماده نكرده ايد. اگر زندگيتان را به شانس و اقبال واگذار كنيد يا اجازه بدهيد كه ديگران زندگيتان را كنترل كنند، بي‌ترديد نااميد و دلسرد خواهيد شد. يك زندگي برنامه‌ريزي شده كنترل زندگي را در دستان شما قرارمي دهد و به شما آرامش مي‌دهد. بدون برنامه دچار گيجي و سردرگمي خواهيد شد كه كجا برويد و روزهايتان را چطور بگذرانيد؟ يك زندگي برنامه‌ريزي شده به شما هدف مي‌بخشد. وقتي تصميم مي‌گيريد كه روي برنامه زندگي كنيد، يعني قصد داريد هدفمند زندگي كنيد و ديگر زندگي كردنتان، بودن خالي نيست.»
اين مشاور درباره اهميت زندگي برنامه‌ريزي شده ادامه مي‌دهد:«شور و اشتياق،حاصل يك زندگي برنامه‌ريزي شده است. تحقق پيشرونده يك هدف واقعا ارزشمند است. وقتي هدفي پيش روي خود داشته باشيد، با شور و اشتياق بيشتر زندگي مي‌كنيد. برنامه‌ريزي و هدفمند بودن در زندگي سبب مي‌شود به همان شيوه‌اي كه دوست داريد زندگي كنيد با حداقل نياز به ديگران؛در نتيجه خود را به تدريج قدرتمندتر مي‌يابيد.شكرگزار نعمت‌هاي خداوند باشيد. شما ناظر فعال و آگاه هر آن چيزي خواهيد بود كه خدا به شما داده و برنامه‌ريزي براي زندگيتان نشان مي‌دهد كه به نعمات خدا احترام مي‌گذاريد. با برنامه ريزي، بصيرتي در ناخودآگاهتان مي‌كاريد ودر حقيقت ناخودآگاهتان را به خدمت مي‌گيريد.آزادي و راحتي خيال، حاصل يك برنامه‌ريزي حساب شده است. چنانچه براي شكل دادن به سرنوشتتان آزادي طلب كنيد، واقعا آزاد خواهيد بود.»
كارهايي را كه امروز مي‌توانيد انجام دهيد
آدم تنبلي هستم و اين روش ساده نشان مي‌دهد كه با تمام تنبلي چطور كارهاي روزانه‌ام را كامل انجام مي‌دهم و انباشته نمي‌شوند براي روز آخر!
اين جملات را سعيد يك دانشجو در وبلاگش نوشته است. وي برايمان مي‌گويد: «هميشه نسبت به انجام و برنامه‌ريزي براي تمام كارهايم وسواس داشته‌ام و روش‌ها و متدهاي مختلف را امتحان كرده ام. اما براي 4 سال مي‌شود كه فقط از يك روش بسيار ساده استفاده مي‌كنم، و بسيار خوب هم جواب داده و تمام كارهايم را به‌خوبي توانسته‌ام انجام بدهم و از انباشته شدن آنها جلوگيري كنم و هميشه به وقت باشم.»
اين دانشجو در باب ريزه‌كاري شيوه برنامه‌ريزي روزانه‌اش توضيح مي‌دهد: «بسيار ساده است، فقط يك قلم و كاغذ كار دارد. تعجب كرديد؟ درست است به همين سادگي، دقيقا همان چيزهايي كه از قديم بوده اند؛ قبل از اينكه اسمارت فون‌ها، اپليكيشن‌ها وبرنامه‌هاي كامپيوتري براي برنامه‌ريزي و مديريت زمان شما بوجود بيايند.اولين قدم، برنامه‌ريزي براي يك روز كاري است. دقت كنيد فقط براي يك روز كاري برنامه‌ريزي كنيد و كارهايي كه مي‌توانيد امروز كاملا انجام دهيد را ليست كنيد. اگر متوجه باشيد نكته اينجا است كه نبايد ليست كارهايي را كه بايد امروز انجام دهيد، تهيه كنيد؛ بلكه ليست كارهايي را كه مي‌توانيد امروزتمام و كمال انجام بدهيد،ليست كنيد.اين روشي است كه من براي چهار سال انجام داده ام و هيچ گاه به فكر تغيير دادن اين متد نبوده ام، چون نتيجه خوبي از آن گرفته ام.»
وي در تكميل صحبت هايش مي‌گويد: «اين روش را حتما يك بار انجام دهيد، قول مي‌دهم كه نتيجه مثبتي بگيريد. اين روش براي افرادي كه در كارهايشان پراكندگي زيادي وجود دارد و هميشه از نداشتن نتيجه مثبت در روزهاي كاريشان گله مند بوده‌اند، خوب است. اگر انجام داديد و موفق بوديد اين روش را براي دوستانتان هم كه از اين مشكل بي‌حوصله شده‌اند، پيشنهاد كنيد. من هم ازچهار سال پيش تصميم كبري به انجامش گرفته‌ام. اين متد را به كساني كه از بي‌نظمي دركارهايشان به شدت خسته شده‌اند و در زمينه برنامه‌ريزي يك كلكسيون از روش‌هاي مختلف و برنامه‌هاي كامپيوتري و سرويس‌هاي آنلاين را امتحان كرده‌اند كه هيچ نتيجه‌اي برايشان به همراه نداشته، شديدا توصيه مي‌كنم.»
يك دقيقه برنامه‌ريزي، ده دقيقه وقت صرفه‌جويي
افراد موفق مي‌دانند كه بايد هر روزشان مفيد و پربار باشد و به همين دليل سعي مي‌كنند از هر روزشان بيشترين استفاده ممكن را ببرند،چه در جهت رشد فردي و چه در جهت رشد كاري خود. ابزاري كه براي انگيزه دادن به خودشان استفاده مي‌كنند، برنامه روزانه شان است. وقتي عادت كنيد كه براي هر روزتان برنامه داشته باشيد، روي كارها تمركز بيشتري داشته و اولويت‌هاي آن روز را خوب مي‌فهميد. با اين روش احتمال انجام شدن كارها خيلي بيشتر است.
علي زينت خواه يك روانشناس در باب اهميت برنامه‌ريزي روزانه و ضرورت تمركز بر كارهايي كه دراولويت قرار دارند، توضيح مي‌دهد: «ربع ساعت ازهرشب را صرف برنامه‌ريزي براي روز آينده كنيد.متخصصين مي‌گويند يك دقيقه برنامه‌ريزي، در 10 دقيقه وقت شما در اجراي كار صرفه‌جويي مي‌كند. اگر براي برنامه ريختن تا روز بعد صبر كنيد، ممكن است خيلي اتفاقات بيفتد كه فكرتان را منحرف كند و نتوانيد روي برنامه تمركز داشته باشيد. وقتي از روز قبل برنامه‌تان را آماده داشته باشيد، مي‌توانيد هر اتفاق ديگري كه در طول روز افتاده را درنظر گرفته و به برنامه‌تان اضافه و كم كنيد. همچنين وقتي شب قبل برنامه‌ريزي مي‌كنيد، باعث مي‌شويد كه ذهن ناخودآگاهتان در طول شب روي اين برنامه‌ها كار كند و بعد كه صبح بيدارشديد، مي دانيد كه دقيقاً چه كار بايد بكنيد و ديگر وقتتان را براي اينكه ببينيد چه بايد بكنيد يا نكنيد؟هدر نمي‌دهيد.»
وي ادامه مي‌دهد:«يك ليست -به اصطلاح ليست مستر-تهيه كنيد.اين ليست از همه كارهايي كه فكرش را بكنيد تشكيل شده است.اگر كاري به فكرتان مي‌رسد كه لازم است انجام دهيد، فوراً آن را در اين ليست جاي دهيد.هيچ تعهدي به انجام همه كارهايي كه در ليست مستر نوشته شده است نداريد. هدف اين ليست اين است كه صرفاً كارهاي مد نظرتان را فراموش نكنيد. هر كار ديگري هم كه در طول روز به ذهنتان مي‌رسد را به اين ليست اضافه كنيد. در كنار اين ليست بايد يك ليست نيز از حتما‌هاي روزانه تهيه كنيد.اين ليست از كارهايي تشكيل شده كه بالاترين اولويت را دارند و سنگين‌ترين نتيجه را در بر خواهند داشت، چه مثبت و چه منفي. براي تنظيم اين ليست وقت بگذاريد و خوب فكر كنيد چون وقتي كاري وارد اين ليست مي‌شود بايد تا آخر روز بعد بي‌بر و برگرد انجام شود. كارهايي كه در اين ليست نوشته مي‌شوند به هيچ وجه نبايد به تاخير بيفتند چون باعث مي‌شود كه اينكار برايتان شكل عادت دربيايد و به اولويت‌هاي روزانه‌تان بي‌توجه شويد. اين ليست بايد كوتاه بوده و بيشتر از 6 مورد روي آن نوشته نشده باشد.»
اين روانشناس در ادامه به ضرورت تهيه ليست سومي نيز اشاره دارد.وي درادامه مي‌گويد: «يك ليست نيز از بايدهاي روزانه تهيه كنيد. اين ليست شامل كارهايي مي‌شود كه بايد در طول روز انجام دهيد اما حتمي و لازم نيستند كه بخواهيد آنها را روي ليست حتماها قرار دهيد. اين كارها را بايد بعد از اتمام كارهاي نوشته شده در ليست حتماها به انجام برسانيد.»
استثنائات در برنامه‌ريزي روزانه
زينت خواه در تكميل صحبت هايش به بيان استثناها در برنامه روزانه پرداخته و مي‌گويد:«ساعت‌هاي خاصي در روز هستند كه به يك ملاقات خاص تعلق دارند. وقتي قراري با كسي مي‌گذاريد حتماً آن را روي تقويم خود يادداشت كنيد و بعد آن قرارها را به برنامه روزانه‌تان منتقل كنيد. خيلي از كارهاي قيد شده در ليست روزانه‌تان هستند كه مي‌توانيد انجام آنها را به ديگران واگذار كنيد. افراد موفق مي‌دانند كه نمي‌توانند همه كارهايشان را شخصاً تمام كنند و هميشه خيلي از كارهايشان را به كساني مي‌سپارند كه انجام دهند. اگر مي‌بينيد كه چند روز پشت سر هم كارهايتان را نيمه تمام مي‌گذاريد و به روز بعد معوق مي‌كنيد آنوقت بايد از خودتان بپرسيد چرا آن روز اول اين كار در ليست‌تان بوده است و چه ارزشي در زندگيتان دارد؟ تا مي‌توانيد نبايد بيشتر از سه روز كاري را به تاخير بيندازيد. معمولاً چيزي كه از خيلي برنامه‌ريزي‌ها جا مي‌ماند تنظيم ساعتي براي خوردن غذاست. اين مسئله اهميت زيادي دارد، اول به اين دليل كه در پولتان صرفه جويي كرده و براي غذاخوردن بيرون نمي‌رويد، و دوم اينكه براي سلامتي‌تان بهتر است. خيلي از افراد موفق براي صرفه جويي در وقت به رستوران‌هاي فست فود مي‌روند و وضعيت سلامتي‌شان هم وخيم است. يادتان باشد، مديريت زمان، مديريت زندگي است و بالاترين اولويت زندگي، خودتان هستيد.»
وي به عنوان آخرين توصيه مي‌گويد:«اعلان‌هاي بسياري اطراف مرورگر پرسه مي‌زنند؛ ايميل‌ها، شبكه‌هاي اجتماعي، پيغام‌رسان‌ها و بسياري نمونه‌هاي ديگر كه با اطلاع‌رساني‌هاي غيرفوري و غيرضروري خود به صورت دائم موجب پرت شدن حواس و از بين رفتن تمركز و زمان شما مي‌شوند. نوتيفيكيشن‌ها را خاموش (غيرفعال) كنيد. تنها زماني به چك كردن ايميل‌ها بپردازيد كه از قبل زماني را براي سر و كله زدن با ايميل‌ها در نظر گرفته باشيد. تنها زماني به سراغ شبكه‌هاي اجتماعي برويد كه زمان مشخصي براي يادگيري مسائل جديد يا سرگرمي در اختيار داشته باشيد. اين استراتژي را در گوشي موبايل خود نيز به همين شكل به اجرا درآورده و سرويس نوتيفيكيشن‌ها را در هنگام تمركز بر يك فعاليت خاص، خاموش كنيد.»
*منبع : روزنامه كيهان
**گروه اطلاع رساني**1893**9131
تاریخ انتشار: ۲۴ تیر ۱۳۹۴ - ۰۸:۵۷
تهران- ايرنا- روزنامه كيهان در صفحه گزارش روز نوشت:خيلي‌ها تصور ذهني شان اين است كه برنامه‌ريزي مو به مو فقط مختص مهماني‌هاي بزرگ مثل عروسي، مسافرت و يا مراسم‌ها و مهماني‌هاي ويژه است. هيچكس به ذهنش خطور نمي‌كند كه برنامه‌ريزي روزانه تا چه حد مي‌تواند در رشد و پيشرفت همه جانبه زندگي يك شهروند دخيل باشد؟