به جرات می توان گفت دستگاه ها و سازمان ها بدون روابط عمومی نمی توانند به حیات خود ادامه دهند.
محور اصلی ارتباط با جامعه و مخاطبان باید روابط عمومی باشد و اگر سازمانی بدون توجه به این ستون اصلی در سازمان، بخواهد عمل کند در آینده به مشکل بر می خورد و مقبولیت و مشروعیت خود را از دست خواهد داد.
اگر بتوانیم سازمان را به یک خودرو تشبیه کنیم، شاید بتوان ادعا کرد که روابط عمومی مانند فرمان این خودرو است که در دست مدیریت سازمان برای هدایت و راهبری آن قرار دارد.
یکی از عوامل مهمی که در پیشبرد اهداف و سرنوشت یک سازمان اهمیت و ارزش اساسی دارد و آن را در نیل به اهداف مربوطه یاری می دهد کیفیت رابطه آن سازمان با افراد حقیقی، حقوقی و افکار عمومی جامعه ای است که بـا آن در ارتباط است هراندازه این ارتباط مستحکم تر و گسترده تر باشد آن سازمان در دستیابی به اهداف خود موفق تر خواهد بود، چرا که امروزه و در عصر ارتباطات این نیاز را، حرف های بسیار مهم و حساس به نام «روابط عمومی» کـه پل ارتباطی بین سازمان و مخاطبان درون و برون سازمانی است، برطرف کرده است.
حساسیت کار اطلاع رسانی در آموزش و پرورش
آموزش و پرورش به دلیل وجود افراد مختلف با ایده ها و تفکرات متفاوت مشکل تر از سایر دستگاه هاست چون پاسخگویی به نیازهای آنان و راضی نگه داشتن این قشر کاری بس دشوار و مشکل است لذا فراهم کردن زمینه مشارکت همه جانبه فرهنگیان در مدیریت آموزش و پرورش به منظور افزایش کارآیی نظام تعلیم وتربیت امری انکار ناپذیر است که جز به مدد اطلاع رسانی و همت و پشتیبانی مسئولان و کارگزاران روابط عمومی این دستگاه امکان پذیر نخواهد بود.
ایجاد تعادل و توازن بین مولفه های داخل و خارج یک مجموعه از وظایف روابط عمومی ها و سخنگوی دستگاه ها است. اگر یک سازمان یا نهاد را به عنوان یک سیستم در نظر بگیریم، هر اندازه که تلاش شود این سیستم باز باشد با دنیای بیرون تبادل تجربیات و اطلاعات داشته باشد، ادامه حیات آن تضمین شده است لذا دستگاه عظیم آموزش و پرورش برای اطلاع رسانی موثر و مفید باید به صورت مستقل و باز عمل کرده و امکان تبادل اطلاعات و جریان چند سویه اطلاعات در مجموعه و محیط بیرون از آن را فراهم کند.
امروز در دنیایی زندگی می کنیم که در مقابل حجم انبوه و وسیعی از اطلاعات قرار داریم که از آن با عنوان انقلاب صنعتی چهارم نام برده می شود. اگر در چنین روزگاری تبادل اطلاعات بدون کنترل، دقت و سرعت لازم صورت گیرد، می تواند انرژی و وقت سازمان را هدر دهد و برای آنکه بتوانیم اطلاعات را بهینه سازی کنیم باید سیستم هدایت اطلاعات از جمله روابط عمومی و سخنگوهای با تجربه و متخصص را به کار گیریم و سعی کنیم تدابیری بیاندیشیم تا اطلاعاتی وارد سیستم شود که برای رشد و ارتقاء سازمان مفید باشد لذا وجود سخنگو و روابط عمومی مقتدر و کاردان اینجا نمود پیدا می کند.
انقلاب صنعتی چهارم و نقش روابط عمومی
در آستانه انقلاب صنعتی چهارم فن‌آوری قرار داریم انقلابی که به صورت بنیادین در حال تغییر زندگی، کار و ارتباطات و اطلاعات ما از دنیای واقعی است. این تحول بزرگ از لحاظ مقیاس و پیچیدگی به هیچ تجربه بشری شباهت ندارد.
انقلاب چهارم صنعتی بر پایه های انقلاب سوم (انقلاب سوم صنعتی از علم الکترونیک و فناوری اطلاعات به منظور تولید خودکار استفاده می کرد) بنا نهاده شده است و شامل ارتباط فناوری های مختلف است که مرزهای زیستی، دیجیتال و فیزیکی را در می‌نوردد.
در مقایسه با انقلاب صنعتی سوم که پیشرفتی خطی داشت، انقلاب صنعتی چهارم سرعت نمایی دارد. در ضمن این تحول تقریبا همه صنایع را در بر می گیرد. وسعت و عمق این تغییرات، نویدبخش تحول در کل نظام های تولید، مدیریت، کنترل، ارتباطات و اطلاع رسانی است.
امکان اتصال میلیون ها انسان به دستگاه های تلفن همراه با قدرت و حافظه بالا و همچنین دسترسی آنها به دانش نامحدود است و این امکانات با پیشرفت های عملی در حوزه های هوش مصنوعی، ربات، اینترنت اشیاء، وسایل نقلیه خودکار، علم مواد، ذخیره انرژی و محاسبات کوانتومی دوچندان خواهد شد و در زمان حاضر نیز ما در دنیای هوش مصنوعی زندگی می‌کنیم.
حال با وجود این همه پیشرفت و توسعه در دنیای امروز ما شاهد شیوه های سنتی و ابتدایی در مدیریت دستگاه ها و سازمان ها هستیم.
اگر بپذیریم روابط عمومی چشم و گوش سازمان است که پیوند بین سازمان و محیط پیرامونی آن را ایجاد می کند، چطور می توانیم این امر را توجیه کنیم که وزارتخانه ای مانند آموزش و پرورش از روابط عمومی مستقل، توانمند، کارآمد و تاثیر گذار بی بهره باشد؟
آموزش و پرورش باید این را درک کند برای ایجاد تعامل چند سویه با مردم و رسانه نیازمند روابط عمومی فعال، مقتدر، کاردان و تاثیرگذار است.
به نظر می رسد اطلاعات وارد شده و یا خارج شده از مجموعه توسط روابط عمومی باید در توسعه و تنویر افکارعمومی، خوش بینی و توجه افکار جامعه به آموزش و پرورش نقش موثری داشته باشد؛ بنابراین نیازمند سیستم مدیریت چند وجهی در امر اطلاع رسانی آموزش و پرورش هستیم تا چرخه مبادلات ارتباطاتی و اطلاعات دریافتی و انتشار آن به درستی انجام شود.
«نیروی انسانی»، « برنامه ریزی استراتژیک»، «توسعه سازمانی و تشکیلاتی» و «روش ها و فناوری های نوین اطلاع رسانی» و «زیرساخت مناسب» از مهمترین منابع اطلاع رسانی هستند که توسط روابط عمومی های توانمند و مقتدر سازمان ها و دستگاه ها هماهنگ شده و به کار گرفته می شوند تا از بروز چالش ها و پیامدهای بعدی جلوگیری کنند.
اکنون دیگر برخورد خوب و مناسب مدیر دستگاه و یا مدیر روابط عمومی، به تنهایی جوابگوی نیاز مخاطبان به اطلاعات نیست و این توانایی روابط عمومی دستگاه در امر اطلاع یابی و اطلاع رسانی است که باعث پاسخ گویی موثر و به موقع به مخاطبان می شود.
امروزه در امر اطلاع رسانی؛ باید روابط عمومی ها فراتر از چارت و ساختار سازمانی افراد و روش ها نقش ایفا کنند، نباید کاری کنیم تا خلاقیت و پویایی افراد در چارت های سازمانی محبوس شود، باید اجازه پیشرفت و بروز خلاقیت را به دست اندرکاران روابط عمومی ها با استفاده از نرم افزاری های نوین اطلاع یابی و اطلاع رسانی بدهیم و آنها را برای استفاده از نرم افزارهای نوین آماده کنیم و باید اعتقاد پیدا کنیم که جهان امروز، جهان جنگ مغزها و استفاده درست و بهینه از فرصت هاست نه تکیه بر طرح های گذشته.
روابط عمومی محل کالبد شکافی چالش های سازمان ها و دستگاه هاست و در این قسمت است که می توان از چالش ها فرصت آفرید؛ لذا این قسمت در دستگاه ها و سازمان ها نیازمند توجه ویژه، بودجه مناسب، نیروی انسانی توانمند و متخصص و زیرساخت مناسب است.
توجه به چند نکته در روابط عمومی وزارت آموزش و پرورش
- شبکه های اجتماعی برای روابط عمومی ها فرصت های بی نظیری را به وجود آورده اند. مدیریت فضای مجازی و اجتماعات مجازی از رویکردهای جدیدی است که در روابط عمومی ها به شدت پر رنگ شده است و یکی از وظایف روابط عمومی ها در کنار سایر وظایف شان شبکه سازی و مدیریت آنهاست.
- تنویر افکار عمومی برای همراهی و همگرایی با تغییرات و اجرای سند تحول بنیادین آموزش و پرورش و مشارکت در آن از مهم ترین وظایف روابط عمومی دستگاه هاست.
- ضرورت استفاده از ظرفیت دیگر دستگاه ها برای امر اطلاع رسانی در آموزش و پرورش
به هر حال شایستگی هر نظام آموزشی بستگی به میزان شایستگی دست اندرکاران آن نظام آموزشی دارد که چگونه می توانند از چالش ها و موانع موجود فرصت های بی نظیری برای توسعه و پیشرفت آموزش و پرورش به وجود آورند.