در حالی که سرشماری از نخستین ملزومات برنامه ریزی‌های کشوری به حساب می آید اما تا اواخر دوره قاجار تقریباً هیچ سرشماری رسمی در ایران انجام نشده بود و هیچ خبری از نام خانوادگی نبود و افراد را تنها به اسم صدا می‌زدند و در آن زمان گزینش نام خانوادگی معمولاً از چند روش پیروی می‌کرد که یکی از آنها پیشه نیاکان در یک قوم بود. محل اسکان قوم، نام یا شهرت بزرگ خاندان (پدر، پدربزرگ و جد) از دیگر شیوه‌های متداول انتخاب نام خانوادگی بوده است. گاهی هم یک نام خانوادگی برپایه شغل یا حرفه (همچون صراف، جواهریان، پزشکزاد) یا یک ویژگی بدنی یا فیزیکی (خوش‌چهره و قهرمان) بازمی‌گشت. همچنین افرادی که از نظر مالی درآمد بهتری داشتند، می‌توانستند از حکومت لقب بگیرند و جزو طبقه اشراف به شمار بیایند، برای نمونه اگر نام فردی امین بود به القابی مانند امین‌الدوله، امین‌السلطنه، امین‌دفتر، امین لشکر یا امین‌الواعظین ملقب می شد. این رویه در اواخر دوره قاجار گسترش یافت و به همین دلیل مسوولان در این دوره به این فکر افتادند که برای هر ایرانی سجل یا همان شناسنامه صادر کنند و نظام لقب‌گذاری را برچینند. از این رو، همزمان با نوسازی و مدرنیزاسیون، تأسیس ثبت احوال نیز در دستور کار قرار گرفت و در جلسه سوم دی ۱۲۹۷ خورشیدی این موضوع به تصویب هیات وزیران رسید.
ثبت احوال در دوره قاجاریه
تا پیش از آن که تاسیس ثبت احوال به تصویب هیات وزیران برسد، بیشتر خانواده‌ها تولد فرزندانشان را پشت کتاب های مقدس به ویژه قرآن و به تاریخ قمری یادداشت می‌کردند و خبری از شناسنامه نبود، البته بسیاری از افراد سعی می‌کردند، سال تولدشان را با حادثه مهمی که در آن سال رخ داده به یاد بسپارند. مثلاً اگر از فردی پرسیده می‌شد که چه سالی متولد شده‌ای؟ احتمالاً می‌گفت که سال تاجگذاری مظفرالدین شاه یا سال به‌توپ بستن مجلس یا سال وبایی (سالی که وبا آمد) و ... درباره زمان مرگ و درگذشت افراد نیز، بهترین وسیله برای ثبت و ضبط، سنگ قبر افراد بود که سال وفاتشان بر روی سنگ حک می‌شد. این روش باعث می‌شد تا هویت افراد یک جامعه مشخص نباشد و اطلاعات افراد که برای یک جامعه حیاتی و ضروری بود، مغفول می‌شد. علاوه بر این با توسعه شهرها و روستاها و افزایش جمعیت کشور نیاز به سازمان و تشکیلاتی برای ثبت وقایع حیاتی در دولت وقت احساس شد به همین سبب انقلاب مشروطه، نخستین تلنگر را به ذهن مسوولان و دولتمردان، برای نظم بخشیدن به احوال شخصیه و تلاش برای احصای آمار نفوس مملکت زد. پیش از آن، معمولاً به دستور شاه، سرشماری‌هایی برای برآورد جمعیت برخی شهرها انجام می‌گرفت؛ مثلاً در ۱۲۵۷ خورشیدی با فرمان ناصرالدین‌شاه، زین‌العابدین‌میرزای قاجار مسوولیت سرشماری شهر مشهد را بر عهده گرفت و جمعیت این شهر را بیش از ۵۳ هزار تن اعلام کرد اما این اقدامات، فقط آمار کلی جمعیت را نشان می‌داد و به کار حفظ احوال شخصیه آحاد جامعه نمی‌آمد. بعدها و به ویژه در جریان انتخابات مجلس شورای ملی، لزوم شناسایی رأی‌دهندگان برای جلوگیری از تقلب احتمالی، دولت را برآن داشت تا فکری برای حل این مساله کند. به همین منظور پس از انقلاب مشروطیت در ۱۲۹۵ خورشیدی در کابینه اول وثوق الدوله اداره‌ای به نام ثبت احوال تاسیس شد و ۲ سال بعد در کابینه دوم وثوق الدوله، سندی مشتمل بر ۴۱ ماده به تصویب هیات وزیران رسید و اداره‌ای با عنوان اداره سجل احوال در وزارت داخله (کشور) وقت به وجود آمد؛ پس از تشکیل این اداره، نخستین شناسنامه به شماره ۱ در بخش ۲ تهران در ۱۶ آذر ۱۲۹۷ خورشیدی به نام فاطمه ایرانی صادر کردند. اما در ابتدا تصویب این قانون، مسایل و مشکلاتی برای انتخاب نام خانوادگی وجود داشت و چون بیشتر مردم در دوره قاجار بی‌سواد بودند و آشنایی با نام خانوادگی نداشتند، نام خانوادگی بسیاری از افراد به وسیله مأموران اداره ثبت احوال مشخص و گاهی نیز از روی مزاح و شوخی نام‌های نامتناسبی برای مردم انتخاب می‌شد.
بنابراین اداره ثبت احوال از نخستین ارکان نظام آماری کشور به سبک جدید به شمار می‌رفت، همچنین اصطلاحات و لغات معمول آن دوره مانند سجل که از اصطلاحات ترکیه «ورقه هویت» اقتباس شده بود به تدریج به فارسی تبدیل شد و یادداشت وقایع چهارگانه ولادت، درگذشت، ازدواج و طلاق در آنها ثبت می‌شد. همچنین از نکات جالب توجه که با ملاحظه شناسنامه‌های ابتدایی مشاهده می شود، نقش مهرهای مختلفی است که بر روی آنها زده شده است (مهر قند و شکر- جیره بندی – سرشماری و غیره ) که وضعیت اقتصادی و اجتماعی آن زمان را هم تا اندازه ای برای ما روشن می سازد.
ثبت احوال از دوره پهلوی تا انقلاب اسلامی
در ادامه، قانون‌های جدیدی برای اداره ثبت احوال به تصویب مجلس رسید، برای نمونه در ۱۳۰۴ خورشیدی پس از تصویب قانون نظام وظیفه عمومی، ثبت احوال و صدور شناسنامه که تا آن زمان اختیاری بود، اجباری شد و برای ورود جوانان به خدمت نظام وظیفه و ورود کودکان به دبستان و برای انجام معاملات تجاری و اقتصادی ارایه شناسنامه الزامی و ۳۵ ماده به آن افزوده شد، بنابراین از ابتدای تشکیل رژیم پهلوی بیشتر شهروندان ایران صاحب شناسنامه شدند.
«آیت الله پسندیده» برادر امام خمینی (ره) نیز در این ارتباط خاطراتی را نقل کرده است. وی می‌نویسد: در سال ۱۳۰۴ شمسی از طرف اداره آمار و ثبت احوال به خانه ما آمدند و قرار شد نام فامیل برای ما انتخاب بشود. رییس اداره آمار، حسینعلی بنی آدم که از اشخاص بسیار فهمیده، متدین و خوش سابقه بود به من گفت: بایستی نام فامیلی انتخاب بکنی که در ایران فردی نگرفته باشد. ما خواستیم بر مبنای نام پدرمان فامیلی مصطفوی را انتخاب کنیم، گفتند: نمی‌شود؛ بنابراین من «هندی» را انتخاب کردم و اخوی کوچک سیدنورالدین نیز همین لقب را پذیرفت. بعد، چون فامیل هندی، شبهه وابستگی به انگلیس‌ها را پیش می‌آورد، گفتند که این فامیلی را عوض کنید. من هم با این کار موافقت کردم. فامیلی احمدی (فامیل دایی‌ها) را پیشنهاد کردم، گفتند نمی‌شود، ضمناً عربی هم نباید باشد. من پنج یا ۶ اسم فارسی نوشتم و به تهران فرستادم. در تهران از میان آنها نام «پسندیده» را انتخاب کردند؛ بنابراین نام فامیل ما شد «پسندیده». ولی نام برادر دیگرمان همان هندی ماند و نام امام (ره) هم که از اول مصطفوی بود. ما سه برادر، سه فامیل متفاوت پیدا کردیم.
همچنین در ۱۳۰۷خورشیدی قانون جدید ثبت احوال مشتمل بر ۱۶ ماده دیگر به تصویب رسید و در نهایت و با تصویب قانون مدنی کشور در ۱۳۱۳خورشیدی ثبت نام خانوادگی نیز، اجباری شد. برپایه قانون، سرپرست خانواده باید برای خانواده خود نام‌خانوادگی انتخاب می‌کرد و نام خانوادگی انتخاب شده از طرف وی به دیگر افراد خانواده‌اش هم اطلاق می‌شد.
بنابراین طبق قانون ۱۳۰۴ خورشیدی و قانون بعدی که در ۱۳۰۷ خورشیدی به تصویب رسید، مسوولیت جمع آوری آمارها و ثبت احوال شخصیه برعهده اداره «سجل احوال» گذاشته شد و نام این اداره به «احصائیه و سجل احوال» تغییر کرد. مطابق قانون، مردم بدون شناسنامه نمی‌توانستند، دارایی‌های خود را در دفاتر رسمی ثبت کنند. قانون ۱۳۰۷ در ۱۳۱۹خورشیدی بازنگری و اصلاح شد و به صورت قانون جامعی با ۱۳۱ ماده درآمد؛ قانونی که ۳۶ سال پایدار ماند و با وجود برخی ایرادها، تغییر نکرد. شکل ظاهری شناسنامه‌ها، تغییر کرد اما محتوای آن، همان محتوای پیشین بود. پس از پیروزی انقلاب اسلامی در ۱۳۶۳ خورشیدی قانون ثبت احوال بازبینی و اصلاح شد و به شکل امروزی درآمد.
بنابراین امروزه شناسنامه سند هویت و تابعیت افراد و یگانه سندی است که اجازه اعمال حق و ادای تکلیف را به افراد می دهد در این خصوص سازمان ثبت احوال کشور به دلیل در اختیار داشتن اسناد هویت، تابعیت فردی و آمارهای حیاتی یکی از ارکان مهم حکومت تلقی می شود. ارایه خدمات عمومی به آحاد مردم و اطلاعات ویژه جمعیتی به ارکان حکومت از ویژگی های اختصاصی و انحصاری این سازمان است.
ثبت ولادت و صدور شناسنامه، ثبت وفات و صدور گواهی، تعویض شناسنامه های موجود در دست مردم، ثبت ازدواج و طلاق و نقل تحولات، صدور گواهی ولادت برای اتباع خارجه و تنظیم دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی، ایجاد پایگاه اطلاعات جمعیتی و صدور کارت شناسنایی ملی، جمع آوری و تهیه آمار انسانی سراسر کشور و انتشار آن، وظایف دیگری بود که برپایه قانون به عهده این سازمان گذاشته شد.