عصر دیجیتال را می توان مهمترین گذار قرن بیستم در حوزه فناوری اطلاعات نام گذاری کرد که به عبارتی جهان را به قبل و بعد از خود تقسیم کرد و این روزها آنقدر زندگی ما به آن وابسته است که نمی توانیم زندگی قبل از دیجیتال را تصور کنیم. امروزه ما در شبکه های اجتماعی، رایانه های شخصی، موبایل و دوربین اطلاعات زیادی را انتشار می دهیم و دریافت می کنیم که بسیاری از این اطلاعات می تواند در آینده برای ما ارزشمند باشد. فایل‌های پی دی اف کتاب، متن ورد یک مقاله علمی و پژوهشی، کتاب صوتی، اسناد اداری، بازی های رایانه‌ای، دفترچه تلفن دیجیتال، عکس های خانوادگی، فیلم های کارگردان، نوازندگان و خوانندگان مورد علاقه ما این اطلاعاتی هستند که کار و زندگی را به هم متصل کرده است.
گنجه ها، پستوها، کتابخانه ها و صندوقچه‌های قفل شده در گذشته ای نه چندان دور محل طبقه بندی کردن اسناد ارزشمند خانواده بود. از آلبوم های خانوادگی گرفته تا نامه های عاشقانه که گه‌گاه حال را به گذشته های دور می سپرد.
هرچند اکنون فایل های دیجیتال چنین کارکردی دارند و خواندن پیام تلفنی یک دوست قدیمی پس از گذشت سال ها هنوز لذت بخش است؛ مفقود شدن تلفن همراه، بدسکتور (ضربه به حافظه) و ویروسی شدن هارد (حافظه)، شکستن رم داخل دوربین، فاسد شدن دی وی دی، کم و زیاد شدن ولتاژ برق تجربه های نسل دیجیتالی است که به یک باره تمام اطلاعات و خاطرات را به فراموشی می سپارد.
از برنامه‌های آرشیو شخصی تا ساخت فایل‌های مادر
بسیاری کارشناسان حوزه فناوری دیجیتال باور دارند اگر از فایل خود ۳ کپی نداشته باشید صاحب آن نیستید و این یعنی اطلاعات دیجیتال آسیب‌پذیرهستند و باید از یک فایل چندین کپی در حافظه‌های مختلف ذخیره کنید. درحال حاضر شبکه های اجتماعی تا حدودی امکان ذخیره سازی اطلاعات را برای مخاطبان فراهم کردند که این امکان به بهای دسترسی به تمام اطلاعات مخاطبان است. هر چند جست‌وجو در این شبکه ها برای یافتن اطلاعات مورد نیاز هم سخت است.
معمولا دسته بندی کردن اطلاعات دیجیتال به وقت و نظم نیاز دارد که بتوانیم اطلاعات را به نحوی طبقه بندی کنیم که برای رسیدن به آن در کمترین زمان آن را بیابیم. برای سهولت در چنین امری برخی از برنامه نویسان برنامه های آرشیو سازی شخصی نوشتند که می توانید اطلاعات خود را در آن وارد کنید و به راحتی تنها با یک جست‌وجوی ساده به آن دسترسی داشته باشید.
اگر به دنبال کم هزینه ترین راه هستید می توانید برای خود چندین فایل مادر با عناوین عکس، موسقی، ویدئو، پی دی اف و ورد بسازید و سپس درون آن ها فایل های دیگر را وارد کنید. برای مثال فولدر عکس سپس فولدرهای خانوادگی و طبیعت بسازید و می توانید درون هر فولدر عکس های خود را ذخیره کنید و در نهایت بر اساس میزان اطلاعات افزوده خود هر ۳ ماه یا ۶ ماه کپی آن را به روز رسانی کنید به نحوی که همیشه از وجود ۳ نسخه از اطلاعات خود اطمینان داشته باشید. در زمان کپی اطلاعات خود می توانید عکس های شبیه به هم و یا اطلاعات تکراری را نیز پاکسازی کنید تا حجم کمتری برای ذخیره اطلاعات خود داشته باشید.