مهدی محمد نبی با ارسال بخشنامه‌ای در ۲۱ خرداد به باشگاه‌ها، هیات‌ها، سازمان‌های لیگ، کمیته‌ها و دپارتمان‌ها نحوه مکاتبات اداری را به منظور ایجاد وحدت رویه در سازمان اداری فدراسیون و شفافیت هرچه بیشتر در فرآیند هدایت سیستمی و پرهیز از موازی کاری، بشرح ذیل ابلاغ کرد:
کلیه درخواست‌ها و مکاتبات باشگاه‌ها، مربیان، بازیکنان، وکلاء و واسطه‌ها می‌بایست از طریق سازمان‌های لیگ یا هیات‌های فوتبال استان به دبیرکل فدراسیون ارسال شود و بالعکس.
تمامی درخواست‌ها و مکاتبات باشگاه‌های شرکت کننده در لیگ قهرمانان آسیا جهت سرعت بخشیدن باید به طور مستقیم به دبیرکل فدراسیون منعکس تا سریعا به دپارتمان بین‌الملل ارجاع شود.
کلیه همکاران، داوران، مربیان و بازیکنان که سابقه ورزشی خود را به صورت فارسی درخواست دارند می‌بایست ضمن مراجعه به دبیرخانه فدراسیون، فرم درخواست سوابق ورزشی را تکمیل و سایر مراحل را طبق فرم انجام دهند.
سازمان‌های لیگ باید مکاتبات خود را به دبیرکل فدراسیون ارسال تا به واحدهای ذیربط فدراسیون ارجاع شود.
کلیه مکاتبات مربوط به کمیته‌ها و دپارتمان‌های فدراسیون، سازمان‌های لیگ و مرکز ملی فوتبال با FIFA، AFC و سایر سازمان‌های بین المللی باید با امضا رییس یا دبیرکل فدراسیون صورت پذیرد.
تمامی نامه‌ها و ایمیل‌های بین‌المللی می بایست با دستور رییس یا دبیرکل فدراسیون از طریق ایمیل رسمی دپارتمان بین‌الملل فرستاده شود.
مکاتبات کمیته‌ها و دپارتمان‌های فدراسیون، سازمان‌های لیگ و مرکز ملی با وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها، ادارات کل ورزش وجوانان استان‌ها و هیات‌های فوتبال استان‌ها باید با امضا رییس یا دبیر کل فدراسیون صورت پذیرد. همچنین ارسال برنامه مسابقات از طریق سازمان‌های لیگ به هیات‌های فوتبال استان‌ها و ادارات کل ورزش و جوانان استان‌ها بلامانع است.
درصورت درخواست گزارش یا پاسخ به مکاتبات فارسی و انگلیسی از کمیته، دپارتمان، سازمان‌های لیگ و مرکز ملی فوتبال، باید حداکثر ظرف ۲ روز اداری پاسخ از طریق اتوماسیون به دبیرکل ارسال و درصورت عدم پاسخگویی مسوولیت بعهده بخش ذیربط است.
مکاتبات و کلیه درخواست‌های کمیته‌ها، دپارتمان‌ها، سازمان‌های لیگ و مرکز ملی فوتبال باید از طریق رییس مربوطه به اتوماسیون دبیرکل فدراسیون منعکس شود.
مکاتبه مستقیم کمیته یا دپارتمان با یکدیگر در اتوماسیون، در چارچوب نظرات مشورتی و کماکان با رعایت احترام بلامانع بوده و جمع‌بندی به منظور ارایه طریق به دبیرکل منعکس شود.
در زمان پاسخگویی به مکاتبات یا ارسال درخواست به اتوماسیون دبیرکل از طریق کمیته، دپارتمان، سازمان‌ای لیگ و مرکز ملی فوتبال می بایست از ارسال همزمان به سایر بخش‌های فدراسیون یا خارج از فدراسیون خودداری کند و بنا به موضوع، دبیرکل به مبادی ذیربط ارجاع خواهد کرد.
کلیه مکاتبات هیات‌های فوتبال استان‌ها باید به اتوماسیون رییس یا دبیرکل فدراسیون منعکس تا به واحدهای ذیربط ارجاع شود.