روزنامه ایران دوشنبه ۲۰ اردیبهشت در یادداشتی به قلم خسرو طالب زاده معاون اسناد کتابخانه ملی، آورده است: هدف این قانون «جمع‌آوری و حفظ اسناد ملی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد و همچنین صرفه‌جویی در هزینه‌های اداری و استخدامی از طریق تمرکز پرونده‌های راکد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و امحاء اوراق زائد سازمانی» بود. نخستین جلسه شورای سازمان در تاریخ ۱۰/۳/۵۰ با حضور مجتبی مینوی، عباس زریاب خویی، سیروس پرهام و وزیر مشاور سرپرست سازمان امور اداری و استخدامی و چند مقام دولتی برگزار شد.
اقدامی دیرهنگام زیرا در سال ۱۳۰۱ نخستین قانون بوروکراسی و نظام اداری ایران به تصویب رسید و موضوع سازمان اسناد از الزامات نهاد دولت محسوب می‌شود و به‌علت همین تأخیر تاریخی، بسیاری از اسناد دولتی و اداری دوره قاجار و پهلوی اول و دوم تا سال ۱۳۴۹ در دسترس قرار ندارند و برخی از زوایای تحولات این نظام اداری مبهم و تاریک است.
در قانون تصویب شده سازمان اسناد چند کلید واژه وجود دارند؛ «جمع‌آوری و حفظ»، «کاهش هزینه» و «دسترسی عمومی». مفهوم دسترسی عمومی امروز برای روزگار ما ضمن داشتن معانی گوناگون اهمیت آن دوچندان شده است. در این دسترسی نکته اساسی این است، دسترسی به چی و برای چه هدفی و برای چه کسی؟
سند در معنای متعارف و رایج آن در ادبیات سندشناسی دلالت بر محتوا و معنایی مربوط به گذشته دارد و ماده تحقیق برای مطالعات تاریخی است. این تاریخ یا تاریخ ادب و فرهنگ است یا تاریخ وقایع و رخدادها و شخصیت ها. سازمان اسناد، بیشتر و نه مطلقاً، همین مفهوم و معنی از سند را به‌عنوان هسته کانونی سیاستگذاری و برنامه‌ریزی خود برای دسترسی عموم به اسناد به‌کار بست.
کاربست عملی این معنی و ترکیب فرهیختگان حاضر در نخستین شورای سازمان که همگی از محققان ادبی و تاریخی و فرهنگی محسوب می‌شوند و حق بزرگی برای تأسیس این نهاد و تداوم و توسعه آن بر سازمان اسناد دارند، خواسته یا ناخواسته، سرنوشت سازمان را به سویی هدایت کردند که بیشترین بهره‌برداران از سند، مورخان و ادیبان بوده‌اند زیرا تا آن زمان اهمیت و فهم سند چیزی بیش از آن نبود و همانند اکنون، سند پژوهان ایرانی بیشتر به تاریخ و ادبیات و فرهنگ وهنر علاقه و تمایل داشته‌اند و سند به مثابه سند اداری و منبع سیاستگذاری و برنامه‌ریزی و تصمیم‌سازی شناخته شده، نبوده است.
این تعریف و فهم از سند شکافی را میان نظام اداری و مدیران دولتی با سازمان اسناد رقم زد. بسی مدیران دولتی هنوز هم نمی‌دانند سازمان اسناد چه مرکز و نهادی است و چه کارکرد و اهمیتی در نظام اداری و تصمیم‌سازی و برنامه‌ریزی و اقدام می‌تواند داشته باشد.
نگاهی آماری به محتوای مخازن آرشیو ملی ایران که با کج‌سلیقگی، «سازمان اسناد» نام گرفته خود تا حد زیادی پیامدهای این گسست مفهومی سند و شکاف تاریخی میان نظام اداری و این سازمان را مشخص و آشکار می‌سازد.
در خلال ۵۰ سال گذشته بیش از ۴ میلیون و ۳۰۰ هزار پرونده (در حدود ۳۰۰ میلیون برگ) سند در مخازن سازمان گردآوری و نگاهداری شده است که از این تعداد در حدود ۴۵ هزار پرونده و رقم مربوط به اسناد نفیس و میراثی مانند بیوتات، قباله‌نامه‌ها، فرمان‌ها و... است. چیزی کمتر از یک درصد. اما همین یک درصد و برخی اسناد دوره پهلوی اول دستمایه تحقیق و تدوین بسیاری کتاب‌ها و پژوهش‌های البته ارزشمند و درخور شده است، در حالی که از محتوای ۹۹ درصدی آن کمتر توانسته‌ایم بهره ببریم. محتوای این ۹۹ درصد اسناد چیست؟
منشأ این اسناد به بیش از ۸۰ نهاد دولتی مربوط است و محتوای آنها نامه‌ها و مکاتبات، اسناد، صورتجلسات، احکام و... اداری است. به عبارتی دیگر، می‌توان گفت مجموعه این اسناد حاوی و دالی است بر تجربه عینی و بومی مدیریت کشور در حداقل ۵۰ سال گذشته. این تجربه که در خلال محتوای این اسناد خود را بازنمایی می‌کنند در معرفت شناسی دانش، دانش ضمنی یا نهان یا بیان نشده و غیرآشکار دسته‌بندی می‌شود و به‌نظر برخی از محققان ارزش و اهمیت این گونه دانش‌ها نسبت به‌کل دانش بشری در حدود ۹۹ درصد است.
بواقع، دانش ضمنی که به مثابه پایه و اساس دانش سازمان و انسانی و منبع مهم راهبری و راهبردی سازمان تلقی می‌شود، آن تجربه‌ای است که کارمندان و مدیران نهادهای دولتی می‌توانند بگویند و به تعلقات و ایده‌ها و فهم و درک آنها از کار عملی صورت گرفته در زمان و مکان و مدیریت مشخص وابسته تعلق دارد. بنابراین هر کارمند و مدیری در خلال تاریخی تجربه‌ای از کار و وظایف اداری خود دارد که می‌توانست بیان و به دانش صریح و آشکار بدل شود.
در نگاهی کلان‌تر، در نظام اداری و سیاستگذاری راهبردی نهادها و دستگاه‌ها چهار مؤلفه مهم نقش محوری دارند؛ ساخت دولت و مبانی اقتصادی و فرهنگی آن (ساخت قدرت)، مشارکت و نقش‌آفرینی نهادهای صنفی و مدنی، دانش نظری و علمی و نیز دانش ضمنی. فقدان یک پایه از این چهار نهاد به ناکارآمدی و انتزاعی بودن سیاست و تصمیم و اقدام منجر می‌شود. ویژگی مهم دانش ضمنی و تجربی نسبت به دانش علمی و نظری این است که این دانش برخلاف دانش نظری، بیشتر درباره چگونگی است تا چرایی کنش و اقدام و دانشی عملی و وابسته به زمینه اداری و نهادی و زمان و مکان آن.
اگر در جهان امروز توسعه پایدار همان توسعه دانش محور است و دانش نهاده اساسی و بنیادی آن است و دانش تجربی و ضمنی رکن این دانش، بنابراین سند و پردازش و داده‌کاوی آن مهم‌ترین پشتوانه و قوام نظام تصمیم‌سازی و برنامه‌ریزی و اقدام است. معنی سند به‌عنوان امری صرفاً به گذشته را باید توسعه و گسترش داد و آن را به‌عنوان بازنمایی دانش تجربی و ضمنی تلقی کرد.
بر این اساس مهم‌ترین اقدامی که به لحاظ تاریخی بسیار دیر شده، سازمان و ساخت دادن این داده‌های متروکه در مخازن آرشیو ملی ایران در قالب‌های نرم‌افزاری و دیجیتال و بازگرداندن آنها به منشأ دولتی خودشان و مهم‌تر، تأسیس نظام شبکه‌ای و پلتفرمی اسناد دولتی است تا از تجربه و دانش ارزشمند و مهم آن، همگان (مدیران، محققان توسعه اقتصادی و صنعتی و اجتماعی و سیاسی و...) برای توسعه کشور و اصلاح فرایندها و تحول نظام اداری و افزایش کارآمدی و اثربخشی آن بهره ببرند. سند می‌تواند جای خالی و نوستالژیک روابط استاد- شاگردی و انتقال تجربه و دانش سینه به سینه را پرکند و سند تنها برای شناخت گذشته بلکه برای فهم آینده به‌کار رود.