گروه جامعه ایرنا - سازمان ثبت اسناد و املاک با گذر از عصر دیجیتال در حال ورود به دوران هوشمندسازی در فرایندهاست و حسن بابایی معاون رئیس قوه قضاییه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور راهبرد این سازمان در دوران تحول و تعالی را الکترونیکی شدن فرایندها و هوشمندسازی اعلام و تاکید کرده است که دوران اسناد فیزیکی منسوخ شده و همه اسناد در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور باید الکترونیکی و بر پایه هوش مصنوعی صادر شوند.
حجت‌الاسلام والمسلمین غلامحسین محسنی اژه‌ای هفتم تیر ماه سال جاری نیز در بازدید از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با اشاره به گزارش رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مبنی بر ارائه ۹۹ میلیون خدمت ثبتی طی سال گذشته و افزایش ۵۰ درصدی خدمات هوشمند ثبتی در سه ماه نخست سال جاری نسبت به مدت مشابه سال گذشته، بر توسعه هوشمندسازی ثبت اسناد و املاک تاکید کرد.
رئیس قوه قضاییه افزود: باید تخمین و برآوردی نسبت به مزایای هوشمندسازی ۹۰ درصدی ثبت اسناد و املاک کشور از جهات مختلف از جمله «کاهش مراجعات حضوری مردم» و «تسهیل و تسریع در ارائه خدمات ثبتی به ذینفعان» صورت گیرد و به تبیین این مقوله مهم در راستای فرهنگ سازی برای مردم پرداخته شود.
اکنون بیش از ۲۵ سامانه تخصصی و ۱۳ سامانه عمومی در حوزه ثبت الکترونیکی اسناد و املاک کشور راه اندازی شده و به گفته رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در سه ماه اخیر ۲۷ میلیون و ۹۸۳ هزار مورد خدمت الکترونیکی ارائه شده که حاکی از رشد ۵۰ درصدی است
در راستای سهولت دسترسی مردم به خدمات ثبتی، سامانه «ثبت من» راه اندازی شده و ۱۱ خدمت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حوزه املاک و کاداستر، اسناد رسمی، ازدواج و طلاق، اجرای اسناد رسمی، ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری، خدمات مربوط به مالکیت معنوی، خدمات اشخاص حقوقی، ملاقات و نوبت‌دهی، مکاتبات مکانیزه، خدمات پرداخت و نظرسنجی به صورت الکترونیک در سامانه «ثبت من» به نشانی my.ssaa.ir ارائه می‌شود.
نحوه دسترسی به خدمات «ثبت من»
مراجعه کنندگان به این سامانه ابتدا باید حساب کاربری ایجاد کنند و این اقدام بسیار ساده است و ثبت نام در سامانه «ثبت من» هزینه‌ای ندارد و افراد با مراجعه به سیستم یا از طریق تلفن همراه با ثبت کدملی، تاریخ تولد و شماره تلفن همراه می‌توانند از طریق پیامک اعتبارسنجی ثبت نام در سامانه را انجام دهند.
متقاضیان ثبت نام در این سامانه باید توجه داشته باشند که سیم کارت حتما به نام خود فرد باشد. حساب کاربری پس از دریافت کد اعتبارسنجی، از طریق پیامک ایجاد می‌شود.
برای جلوگیری از سوء استفاده‌های احتمالی و حفظ امنیت اطلاعات افراد در سامانه «ثبت من» در هر بار ورود به سامانه، نیاز به یک رمز پویای یکبار مصرف است که با فشردن دریافت رمز در قسمت رمز پویا، یک رمز یکبار مصرف به تلفن همراه فرد پیامک می‌شود که با آن می‌تواند به درگاه یکپارچه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک وارد شود.
در پوشه «املاک و کاداستر» همه اطلاعات مربوط به املاک و کاداستر (نقشه‌ای جامع از اراضی و املاک شخص که شامل جزئیات دقیق است) را به متقاضی نمایش می‌دهد. این بخش از زیر مجموعه های "املاک من"، "خود اظهاری املاک"، "تصدیق اصالت سند"، "درخواست صدور سند" و "املاک دولتی" تشکیل شده است.
در بخش «املاک من»، فهرست همه املاکی که به نام متقاضی است، نمایش داده می‌شود.حتی امکان مشاهده نقشه ماهواره املاک و سند الکترونیکی نیز وجود دارد و در بخش تصدیق اصالت سند، با کمک این بخش می‌توان از طریق استان، واحد ثبتی و اطلاعات مربوط به سند به استعلام سند مالکیت پرداخت و این امر در نقل و انتقالات بسیار مهم است.
از جمله خدماتی که در پوشه «اسناد رسمی» آورده شده "تصدیق اصالت سند"، "دفاتر دارای ظرفیت"، "محاسبه هزینه سند"، "پیگیری استعلام الکترونیک ملک" و "موقعیت مکانی دفاتر" است.
در پوشه «ازدواج و طلاق» وقایع ازدواج و طلاق از سال ۱۳۹۲ به بعد، دفاتر دارای ظرفیت و موقعیت مکانی دفاتر قرار دارد.
اقدام دیگری که از طریق سامانه «ثبت من» به سهولت انجام می‌شود، استعلام ممنوع‌الخروجی است. با ورود اطلاعات هویتی، فرد می‌توان از وضعیت ممنوع‌الخروجی او مطلع شد. این استعلام در پوشه «اجرای اسناد رسمی» قابل دسترس است.
با ورود اطلاعات هویتی، فرد می‌توان از وضعیت ممنوع‌الخروجی او مطلع شد. این استعلام در پوشه «اجرای اسناد رسمی» قابل دسترس است
همه فرایندهای مربوط به «ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری» از جمله "ثبت درخواست تاسیس"، "صورتجلسات تغییرات"، "اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی"، "کد فراگیر اتباع خارجی"، "اظهارنامه دفتر ثبت تجاری"، "اطلاعات عمومی شخصیت حقوقی" نیز از طریق سامانه «ثبت من» در دسترس قرار دارد همچنین در پوشه «مالکیت معنوی» همه خدمات حوزه مالکیت معنوی از جمله ثبت اظهارنامه ها، ثبت اختراع، ثبت علامت تجاری، ثبت طرح صنعتی، تصدیق اصالت گواهینامه، تصدیق اصالت گواهی موقت قرار دارد.
در پوشه «اشخاص حقوقی» اطلاعات مربوط به "استعلام شناسه ملی"، "درخواست تخصیص شناسه ملی"، "شناسه های ثبت موقت"، "درخواست بازبینی" و "درخواست ثبت تغییرات" قابل دسترسی است.
در پوشه «ملاقات و نوبت دهی» امکان اطلاع از نوبت های تخصصی داده شده و فهرست رزروها برای مراجعه به واحدهای ثبتی فراهم شده و شامل بخش‌های "نوبت های من"، "ملاقات عمومی" و "مرکز مالکیت معنوی" است.
مزایای استفاده از این سامانه‌ها علاوه بر کاهش مراجعات حضوری، صرفه جویی در هزینه‌ها و وقت مردم همچنین سهولت دسترسی ۲۴ ساعته مردم به خدمات ثبتی، زمینه پیشگیری از وقوع جرم و تشکیل پرونده‌های قضایی را سبب می‌شود و باید ضمن فرهنگ سازی و تشویق به توسعه بهره‌گیری از این سامانه‌ها، زیرساخت‌های فنی فراهم و نواقص احتمالی برطرف شود و رضایتمندی مردم و اعتماد به فرایندهای الکترونیک هم تقویت شود.