بعد از آشنایی سازمان‌ها و شرکتها با رویکرد BPM و مزیت‌های شگفت‌انگیز آن در سیستم سازی ، یکی از چالش های مهم پیش روی مدیران فناوری اطلاعات سازمان‌ها، انتخاب مناسب ترین نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب کار (BPMS) برای سازمان است. لازمه‌ی این تصمیم‌گیری شناخت انواع BPMS موجود است، دراین مقاله ویژگی‌های مهم نرم‌افزار BPMS ایرانی و BPMS خارجی را بررسی خواهیم کرد.
چرا انتخاب نرم افزار bpms در شروع کار بسیار مهم است؟
۱- نفوذ در تمام لایه‌های سازمان: نرم‌افزار BPMS در هدف نهایی خود باید تمام فرایندهای سازمان را مکانیزه کند. پس تک‌تک کارکنان سازمان در هر سطح و جایگاه سازمانی، کاربر نرم‌افزار BPMS هستند.
۲- تداوم عملیاتی: همه‌ی کاربران از ابتدای صبح برای انجام وظایف خود به کارتابل نرم‌افزار مراجعه می‌کنند حتی روی موبایل خود مشغول به خدمت در بستر نرم‌افزار هستند.
۳- فول آپشن : نرم‌افزار BPMS باید بتواند تمام مدل فرایندها و گردش کار سازمان شما را مکانیزه کند و قابلیت‌هایی بسیار متنوع و پویا داشته باشد تا سازمان را از خرید نرم‌افزارهای دیگر بی‌نیاز کند.
۴- هزینه‌ی شکست بسیار بالا: نرم‌افزاری که تمام کارکنان و عمده فرایندها و اطلاعات سازمان را درگیر خود نموده است به این راحتی قابل‌تغییر و Convert نیست و در صورت انتخاب اشتباه تمام منابع مالی و نیروی انسانی شما را مستهلک خواهد کرد
نرم افزارBPMS خارجی
۱- نرم‌افزارهای : Open Source BPMSاین نرم‌افزارها معمولاً ابزارهای ساده و کم قابلیتی هستند که یک هسته‌ی اصلی و حداقلی را پشتیبانی می‌کنند و برای استفاده‌ی واقعی و عملیاتی از این نرم‌افزارها نیاز به هزینه و انرژی زیادی است.این نرم‌افزارها برای شرکت‌هایی با تعداد کاربر زیر ۲۰ نفر و فرایندهایی ساده قابل‌استفاده هستند ولی هیچ شرکت رسمی پشتیبان شما نخواهد بود و برای بهره‌برداری باید سازمان را با نرم‌افزار منطبق کنید و انتظارات خود را در حد قابلیت‌های نرم‌افزار پایین بیاوریداست. مانند Processmaker
۲- نرم‌افزاری‌های BPMS کرک شده : با توجه به عدم رعایت قانون کپی‌رایت در کشور این مدل نرم‌افزارها گزینه‌ی برخی از شرکت‌های کوچک قرارگرفتند ولی استفاده از این نرم‌افزارها چالش‌های مختلفی را در بر خواهد داشت. اگر در سازمان شما تعاملات بین‌المللی وجود دارد، نمی‌توانید از این مدل نرم‌افزارهای BPMS در کسب‌وکار خود استفاده کنید ، در زمان استفاده‌ی غیرقانونی از نرم‌افزار BPMS یک شرکت خارجی نباید انتظار خدمات پشتیبانی از آن شرکت را داشته باشید و همیشه نگران این موضوع خواهید بود که آیا بعد از پیاده‌سازی فرایندها، نرم‌افزار همچنان قابل‌استفاده خواهد بود یا با یک اتصال به اینترنت کل زیرساخت نرم‌افزار قفل می‌شود و درنتیجه هزینه‌ی خود را اتلاف نمودید.موضوع مهم دیگر امنیت اطلاعات است. با توجه به عدم شفافیت سورس کد ، شما از نحوه‌ی پردازش اطلاعات و استاندارهای امنیتی این نرم‌افزارها اطلاع نخواهید داشت و ریسک زیادی برای استفاده خواهید داشت. مانند نرم افزار بیزاجی (Bizagi)
۳- نرم‌افزارهای BPMS قانونی (لایسنس دار یا اورجینال) : نرم‌افزارهای BPMS قانونی (لایسنس دار یا اورجینال) آن دسته از نرم‌افزارهایی هستند که برای استفاده از خدمات باید مجوز لازم را داشته باشید و آن‌ها را از شرکت ارائه‌دهنده خریداری کنید. با توجه به شرایط کشور و وجود تحریم‌ها و هزینه‌ی متغیر ارز در کشور، برخی از شرکتها اصلاً این نرم‌افزارها را در اختیار سازمان‌های ایرانی قرار نمی‌دهند و از سویی دیگر به لحاظ هزینه نیز قابلیت توجیه استفاده از آن‌ها وجود ندارد. برخی از بهترین نوع از این نرم‌افزارهای BPMS خارجی شامل Monday، SAP Business By Design، Oracle BPM Suiteو K۲ Platform هستند.
نرم افزار bpmsایرانی
چندین شرکت در ایران ادعای تولید نرم افزار bpms فارسی و ایرانی را دارند، از این رو در انتخاب این محصولات و بررسی قابلیت‌های آن‌ها دقت زیادی می‌بایست انجام شود. چک لیست بررسی نرم‌افزارهای BPMS ایرانی به شرح زیر پیشنهاد می‌شود:
- نرم‌افزار کاملاً مبتنی بر وب و قابل‌استفاده در مرورگر موبایل و تبلت باشد (محیط طراحی، محیط اجرا)
- پشتیبانی از BPMN۲در هسته‌ی کنترل فرایند و عدم استفاده از Workflow Engine های غیراستاندارد
- ماژول فرم سازپویا با قابلیت‌های متنوع جهت طراحی انواع فرم‌های پیچیده و تخصصی
- امکان ارتباط با وب‌سرویس‌های سامانه‌های دیگر (WSLD , Restful API) در طی فرایند و طراحی فرم
- داشبوردهای آنالیز فرایندی حرفه‌ای جهت پایش رفتار کاربران و گلوگاه‌های فرایند
- نمونه‌ی عملیاتی آنلاین و قابل‌استعلام حداقل با ۱۰ هزار کاربر فعال و ۱۰ فرایند استاندارد
- پیاده‌سازی تمامی چک لیست امنیتی افتاو گواهینامه‌ی معتبر از آزمایشگاه مورد تأیید افتا
- گواهی تست نفوذ OWASP آزمایشگاه‌های امنیتی مورد تأیید سازمان فناوری اطلاعات ایران
- گواهینامه‌ی تأییدیه فنی از سازمان مدیریت فناوری اطلاعات ایران برای محصول BPMS
- گواهی انتشار و تأیید محتوایی از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی
- امکان پیاده‌سازی پرداخت آنلاین شتابی طی فرایند
- امکان ثبت‌نام کاربران خارج از سازمان در سامانه و اعمال نقش در فرایندها (مثل مشتریان، تأمین‌کنندگان و…)
- امکان لاگ گیری عمیق از عملیات کاربران و پشتیبانی از امضای دیجیتال اطلاعات ثبتی
- مکانیزم پشتیبانی دقیق شرکت نرم‌افزاری ارائه‌دهنده‌ی محصول BPMS و SLA تحت Ticket Support
** محتوای این مطلب تبلیغاتی است و ایرنا مسئولیتی درباره آن ندارد.