سازمان ثبت احوال کشور به دلیل دراختیار داشتن اسناد هویت و تابعیت فردی و آمارهای حیاتی یکی از ارکان مهم حکومت تلقی می شود، ارائه خدمات عمومی به آحاد مردم و اطلاعات ویژه جمعیتی به ارکان حکومت از ویژگی های اختصاصی و انحصاری این سازمان است.
وظایف سازمان ثبت احوال کشور شامل ثبت ولادت و صدور شناسنامه، ثبت وفات و صدور گواهی، تعویض شناسنامه های موجود در دست مردم، ثبت ازدواج و طلاق و نقل تحولات، صدور گواهی ولادت برای اتباع خارجه و تنظیم دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی، ایجاد پایگاه اطلاعات جمعیتی و صدورکارت شناسنایی ملی، جمع آوری و تهیه آمار انسانی و جمعیتی سراسر کشور و انتشار آن و وظایف مقرر دیگری که طبق قانون به عهده سازمان گذاشته شده است.
با توجه به نیازهای جدید جامعه و پیشرفت های حاصل شده، این سازمان در تلاش است ضمن بررسی و نیازسنجی در کشور، با بازنگری در ارائه خدمات خود، ضمن ارتقاء جایگاه سازمان ثبت احوال کشور به جامعه کمک‌های مثمرثمری ایفا کند.
ارایه ۹خدمت درگاه خدمات الکترونیک سازمان ثبت احوال کشور
سامانه الکترونیکی سهیم به عنوان پنجره واحد ارائه خدمات سازمان ثبت احوال در شهریورماه ۱۴۰۱ و همزمان با هفته دولت با حضور وزیر کشور راه اندازی شد و همزمان بصورت مستقل در نشانی sahim.sabteahval.ir، درگاه سازمان ثبت احوال کشور و نیزپنجره واحد خدمات دولت هوشمند در دسترس است.
در این درگاه خدمات الکترونیک مبتنی بر موبایل است و در حال حاضر این سامانه آخرین اطلاعات موجود والدین، فرزندان و همسر هرشخص ایرانی را نمایش می‌دهد.
در حال حاضر۹خدمت دراین درگاه از مجموعه خدمات هویتی، بسته به سطح احرازهویت انجام شده، در دسترس و قابل ارایه است که شامل: پایگاه اطلاعات خانواده، ثبت نام کارت هوشمند ملی، ثبت تغییر نشانی، درخواست تغییر نام، درخواست گواهی تجرد، مدارک پیداشده، ثبت شکایات، اخبار واطلاعات و قوانین ومقررات است.
در این درگاه خدمات الکترونیک مبتنی بر موبایل است و در حال حاضر این سامانه آخرین اطلاعات موجود والدین، فرزندان و همسر هرشخص ایرانی را نمایش می‌دهد.
هدف سامانه سهیم
به‌منظور ارائه هرچه بهتر خدمات مبتنی بر اطلاعات خانواده توسط دستگاه‌های اجرایی در آینده، پایگاهی با مسوولیت سازمان ثبت‌احوال کشور که در آن اطلاعات سببی و نسبی شهروندان ایرانی شامل اطلاعات پدر، مادر، همسر و فرزندان درج شده و مبنای ارائه خدمات به خانواده‌های ایرانی خواهد بود.
ارایه خدمات در سامانه سهیم رایگان است
سامانه سهیم در ساعات اداری دارای پشتیبانی تلفنی است و هزینه خدمات در مورد سامانه سهیم رایگان است، در این سامانه برای اولین بار پایگاه خانواده راه اندازی شده است که شامل ایجاد پایگاه خانواده(روابط سببی و نسبی) است.
در راستای انجام یکی از تکالیف تصریح شده در ۲۳ پروژه اولویت دار دولت الکترونیک سازمان ثبت احوال کشور ایجاد پایگاه خانواده(روابط سببی و نسبی) را براساس توان داخلی سازمان ثبت احوال آغازکرده و مبتنی بر داده‌های استخراج شده نسبت به ایجاد و ارائه سرویس پایه اطلاعات خانواده اقدام کرده است.
در حال حاضر این سرویس علاوه بر سامانه سهیم، در اختیار چند دستگاه اجرایی از جمله بانک مرکزی، درگاه یکپارچه خدمات دولت هوشمند(ثبت نام یارانه) فراجا قرار گرفته است و در نهایت اولین نسخه سرویس روابط سببی و نسبی و ارائه آن به دستگاه های متقاضی تولید شده است.
سامانه سهیم در ساعات اداری دارای پشتیبانی تلفنی است و هزینه خدمات در مورد سامانه سهیم رایگان است، در این سامانه برای اولین بار پایگاه خانواده راه اندازی شده است که شامل ایجاد پایگاه خانواده(روابط سببی و نسبی) است.
برای ثبت نام در سامانه "سهیم" باید ابتدا در سامانه "هدا" ثبت نام کرد
سامانه هدا (درگاه هویت دیجیتالی ایرانیان) سامانه ای است که سازمان ثبت احوال کشور براساس تکالیف مقرر در سند نظام هویت معتبر در فضای مجازی کشور مصوب شورای عالی فضای مجازی و پروژه‌های اولویت دار دولت الکترونیک مصوب هیات وزیران است به عنوان متولی شناسایی اشخاص حقیقی و خانواده های ایرانی اقدام به ایجاد آن کرده است.
به طور کلی به منظور ارائه خدمات هویتی در سطوح مختلف اطمینان و به صورت آسان با امکان بهره برداری در اغلب بسترها، درگاه هدا (هویت دیجیتال ایرانیان) طراحی شده است و در حالت کلی، درگاهی مرجع به عنوان پنجره واحد ارائه خدمات هویتی ایرانیان درنظر گرفته می شود.
اهداف سامانه هدا/ ارایه خدمت رایگان است
هدف کلان این پروژه، ارائه خدمت احراز هویت ملی از مجموعه خدمات ملی هویتی اشخاص حقیقی ایرانی، به صورت یکپارچه و متمرکز در سطوح مختلف اطمینان است و ارایه خدمت در سامانه هدی نیز رایگان است.
برخی از مهم ترین اهداف این سامانه شامل : طراحی، پیاده سازی و گسترش راهکار جامع احراز هویت و مدیریت دسترسی اشخاص حقیقی، ارائه بسته های متنوع از خدمات احراز هویت مبتنی بر ریسک، ارائه راهکار قوی از لحاظ امنیتی با کمترین جعل و انکار هویت، امکان تبادل اطلاعات از طریق پروتکل های امن با بهره برداران سامانه احراز هویت سازمان ثبت احوال، کمینه کردن مراجعه حضوری افراد برای احراز هویت، استفاده بهینه از کارت هوشمند ملی جهت استفاده در فرایندهای احراز هویت با ریسک بالا و امضای، استفاده از تکنولوژی های جدید مانند NFC (یک تکنولوژی بی‌سیم کوتاه بُرد است که باعث دقیق‌تر شدن گوشی‌های هوشمند، تبلت، فناوری پوشیدنی، کارت‌های پرداخت و سایر دستگاه‌ها می‌شود) برای افزایش ضریب نفوذ رویکردهای احراز هویت در فضای مجازی، استفاده از روش های تطبیق بیومتریک (زیست سنجی) مانند LIVENESS DETECTION برای کم کردن ریسک احراز هویت، پوشش طیف گسترده ای از نیازمندی های احراز هویت بهره برداران شامل سرویس های تجارت الکترونیک، سرویس های حاکمیتی و دولتی و سرویس های با ریسک کم، متوسط و بالا، استفاده از کانال های متنوع ارتباط با مشترکان مانند: درگاه وب، موبایل اپلیکیشن، پیامک و USSD(Unstructured Supplementary Service Data است این روش در واقع نوعی ارسال پیام در شبکه تلفن همراه یا همان شبکه GSM است که امروزه کاربرد زیادی دارد)، استفاده از کانال های متنوع ارتباط با کسب وکارها مانند پورتال‌های G۲B(خدمات دولت به شرکت ها)، جلوگیری از تقلب و حفظ محرمانگی داده در فرایند احراز هویت و ارائه راهکارهای استاندارد جهت حفظ داده و محافظت از آن در برابر ریسک های مختلف است.
مزایای بهره برداری از سامانه هدا
اجرای سامانه هدا مزایای متعددی برای کشور و شهروندان به همراه دارد که شامل: شهروند، حفظ محرمانگی و حریم خصوص کاربران در تراکنش های فضای مجازی و حضوری، کاهش مخاطرات ناشی از هویت جعلی و انکار هویت، دسترسی آسان به خدمات دیجیتال بدون نیاز به ثبت نام، حذف نیاز به ارائه کپی اسناد و مدارک به سازمان ها و نهادها، دسترسی ایرانیان به خدمت متعدد و متنوع دولتی و خصوصی از راه دور و از طریق فضای مجازی، اشراف شهروندان بر تراکنش های احراز هویت خودشان به منظور جلوگیری از سو استفاده از اسناد، آگاهی و اختیار، تمرکز بر روی فرایندهای اصلی کسب‌وکار و برون سپاری فرایندها و خدمات احراز هویت به سامانه هدا، اجرای الزامات و قوانین بالادستی با کمترین هزینه بدون نیاز به راه‌اندازی سامانه مجزا، کاهش هزینه‌های ناشی از جعل و انکار هویت، کاهش ریسک جعل و انکار هویت در تراکنش های مهم، اطمینان از هویت خدمت گیرنده، سهولت در راه اندازی کسب وکار (آینده)، کاهش جرائم فضای مجازی و کمک به حفظ امنیت فضای مجازی و امکان تصمیم گیری های صحیح در راستای حفظ امنیت، کاهش گمنامی در فضای مجازی و به تبع آن کاهش تخلفات در این حوزه، فراهم آوردن اشراف مدیریتی بر آمارها و اطلاعات احراز هویت، کاهش تخلفات ناشی از جعل و انکار هویت است.