به گزارش ایرنا، مدیریت دانش تکنیکی است که به سازمانها برای حفظ دارایی ارزشمند خود کمک می کند و امروزه سازمان ها و شرکت ها بر پایه دانشی که برای تولید محصول یا خدمات دارند، استوار مانده اند.
این دانش در اختیار کارکنان قرار دارد و در فرایندها و در تکنیک های تولید نهفته است.
سازمان ها برای بقا و پیشرفت خود نیاز دارند تا از این دانش محافظت و آن را با دانش های جدید جهان به روزرسانی کنند.
مدیریت دانش در پی تولید، حفظ و نشر دانش موجود در سازمانها برای آموزش صحیح و اصولی کارمندان است.
زمانی که کارکنان در سازمان از آموزش‌های اصولی و دقیق بهره ببرند شاهد افزایش کارایی و بهبود عملکرد در همه جنبه‌ها خواهیم بود.
این مدیریت، اشتراک دانش را تشویق و افراد علاقه مند به یادگیری را مشتاق‌تر می‌کند و افراد در حاشیه یادگیری را به نقطه ثقل تولید و اشتراک دانش حرکت می‌دهد.
خبرنگار ایرنا در این زمینه با مرتضی شهامی معاون توسعه مدیریت و منابع استاندار زنجان در خصوص پیاده سازی مدیریت دانش در استان گفت و گو کرده است.
ایرنا. منظور از مدیریت دانش چیست و چه اهمیتی دارد؟
در مورد مدیریت دانش آنچه به ذهنمان می‌رسد وجود منابع غنی دانشی و ضرورت توجه و مدیریت آنهاست، ما امروزه با مفهوم دانش، مراحل تکامل، مزیت‌ها، اهداف، چالش‌ها، مراحل پیاده‌سازی و هر آنچه نیاز است آشنا هستیم.
مدیریت دانش مقوله‌ای کاربردی است و در حالت کلی به اطلاعات کسب شده در یک سازمان از طریق آموزش و تجربه، دانش می‌گوییم که این اطلاعات هم از داده های خامی به دست می آید که برای انتقال مفهومی خاص در کنار هم قرار گرفته اند.
ایرنا. رویکرد شما در خصوص پیاده سازی مدیریت دانش در استان چیست؟
جالب است بدانید دانشمندان، محققان و حتی فیلسوفان از دیدگاه‌های مختلف ده ها دسته بندی برای دانش ارائه کرده اند مثلاً از دید مالکیت فردی (فردی، گروهی و سازمانی)، از دید قابلیت بیان و انتقال (ضمنی و آشکار)، از دید ماهیت (مفهومی و فرآیندی) که هیچ کدام از این نوع دسته‌بندی‌ها اشتباه نیست و هر کدام از آنها باید در جای خود به‌کار گرفته شود.
موضوعی که برای بنده اهمیت دارد نگاه کاربردی به دانش موجود در سازمان‌هاست، در این زمینه با دانش ضمنی سر و کار داریم که معمولاً از طریق تجربه به دست می آید و به صورت شهودی درک می شود در نتیجه بیان و تدوین این نوع دانش، کمی چالش برانگیز است.
ما در استانداری و فرمانداری های تابعه به‌دنبال انتقال تجربیات هستیم ولی انتقال و به اشتراک‌گذاری اطلاعات به دیگر افراد در دانش ضمنی سخت‌تر است.
این نوع دانش، از طریق تجربه و در طول زمان در افراد ایجاد می‌شود و عملاً تبدیل آن به دانش آشکار یا ممکن نیست یا توجیه اقتصادی ندارد.
ما در استانداری و فرمانداری های تابعه به‌دنبال انتقال تجربیات هستیم ولی انتقال و به اشتراک‌گذاری اطلاعات به دیگر افراد در دانش ضمنی سخت‌تر است. این نوع دانش، از طریق تجربه و در طول زمان در افراد ایجاد می‌شود و عملاً تبدیل آن به دانش آشکار یا ممکن نیست یا توجیه اقتصادی ندارد.
ما در تلاش هستیم بهره‌گیری از تکنیک های دانشی و فراهم کردن بستر و شرایط معینی، موجب تقویت و انتقال دانش ضمنی کارکنان به یکدیگر شود، یعنی ما نمی‌توانیم دانش را همچون اشیاء بی‌جان تصور کنیم بلکه دانش در بین کارکنان و در روابط اجتماعی آنها جریان دارد و کار ما هم بسترسازی و هدایت این دانش موجود در استانداری است.
بدین سبب استان زنجان یکی از استان هایی است که مدیریت دانش در آن پیاده سازی شده و در فعالیت های صورت گرفته تاکنون موفقیت آمیز بوده اما باید تلاش بیشتری صورت گیرد.
ایرنا. به نظر شما چگونه می‌توان توازن مناسبی بین دانش ضمنی و دانش آشکار ایجاد کرد؟
معمولاً دانش آشکار را نوعی از دانش می دانیم که به رغم شباهت به دانش ضمنی، قابلیت مستند شدن را دارد البته تدوین دانش ضمنی سخت، ولی شدنی است و در اغلب اوقات امکان پذیر و دارای توجیه اقتصادی می باشد.
به عنوان مثال یک آشپز خبره می تواند بخش مهمی از دانش ضمنی خود را (نحوه پخت غذایی خاص) در یک دستور پخت کامل بنویسد.
هر چقدر نگارش این دستور پخت کامل با دقت بیشتری انجام شود طبیعتاً جزییات بیشتری از دانش آشپز در آن گنجانده می شود پس دانش آشکار، دانش ضمنی کدسازی شده است به این معنی که می توانیم آن را مطالعه کنیم و به سرانجام برسانیم.
همچنین ضرورت نگهداری و مدیریت دانش آشکار نیز نیازمند استقرار سیستم مدیریت دانش بوده چون دانش آشکار شناخته‌شده‌تر از انواع دیگر دانش است.
ما بیشتر دنبال این نوع دانش هستیم که برای حفظ سرمایه های دانشی در سازمان ها و انتقال دانش به کارکنان جدید بسیار مفید است.
ما این نوع دانش را به‌راحتی می توانیم در سازمانی که هستیم مستندسازی کنیم و در دسترس کارکنان خود قرار دهیم، پس باید در مرحله اول تلاش کنیم دانش ضمنی موجود را به دانش آشکار به طور مثال(دستورالعمل ها و اسناد) تبدیل نماییم.
ایرنا. در سیستم مدیریت دانش، جایگاه منابع انسانی یک سازمان چگونه باید باشد؟
چند سال بعد از شکل‌گیری مفهوم مدیریت دانش، مرحله دوم تغییر و تحول شروع به شکل‌گیری کرد، در این زمان مشخص شد به‌کارگیری صرف فناوری‌های جدید برای فعال کردن موثر اطلاعات و اشتراک گذاری دانش، کافی نیست.
در این مرحله جای خالی ابعاد انسانی و فرهنگی مدیریت دانش مشخص شد و در مرحله دوم این تفکر که «اگر شما فناوری را ایجاد کنید، کارکنان استفاده می‌کنند» یک تفکر اشتباه تلقی شد.
به عبارتی این نوع نگاه، دستوری است و منابع انسانی در این مرحله به اندازه کافی در نظر گرفته نشده‌اند.
همین نادیده گرفتن به‌راحتی باعث شکست این طرز فکر شد و ایرادهای مشابه باعث گردید سازمانها برای اجرای مدیریت دانش درصدد تغییر فرهنگ سازمانی باشند.
تغییراتی که برای تسهیل و تشویق اشتراک‌گذاری اطلاعات و دانش، بسیار عمده و عمیق بود.«مدیریت دانش»، چیزی فراتر از ساختاردهی به دانش و اطلاعات و قابل دسترسی کردن آنها است.
سازمان ها متوجه شدند باید در فرهنگ سازمانی به خصوص بر روی نحوه پاداش دادن و اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات تجدید نظر کنند و با این اوصاف می‌توانیم بگوییم «مدیریت دانش»، چیزی فراتر از ساختاردهی به دانش و اطلاعات و قابل دسترسی کردن آنها است.
با توضیحاتی که ارائه شد مدیریت دانش در جامعترین تعریف «دانش جمعی سازمان را کنترل می‌کند و منجر به بهره‌وری بهتر آن می شود» به عبارتی «هر سازمانی که از استراتژی‌های مدیریت دانش استفاده کند، سریعتر به نتایج مطلوب می‌رسد چرا که مدیریت دانش باعث افزایش یادگیری سازمانی، همکاری بین اعضای تیم و در نهایت تصمیم‌گیری سریعتر و بهتر در سازمان می‌شود همچنین فرآیندهای سازمانی مختلف مثل آموزش را نیز آسان می‌کند».
البته این دارایی‌ها ممکن است شامل پایگاههای اطلاعاتی، اسناد، خط مشی‌ها، رویه ها و تخصص یا حتی تجربیات ثبت نشده افراد باشد و تنها ایرادی که می‌توانیم به این تعریف بگیریم محدود شدن آن به دارایی های اطلاعاتی و دانش درون سازمان است.
درحالی که مدیریت دانش شامل دارایی‌های خارج از سازمان هم می شود؛ درست است که از نظر تاریخی ریشه مدیریت دانش به مدیریت در سازمانها برمی‌گردد اما مفهوم مدیریت دانش خیلی گسترده تر از مفاهیم درون‌سازمانی است.
ایرنا. اصلاً چرا مدیریت دانش مهم است؟
شاید برای اهمیت مدیریت دانش همین بس است که بگوییم می‌تواند توانایی تصمیم‌گیری سریع و چابکسازی سازمان را بالا ببرد البته این اهمیت در جوامع اطلاعاتی امروزی بیشتر خودنمایی می‌کند و نیاز است از روش‌های هوشمندانه و انعطاف‌پذیری هم برخوردار باشیم و توانایی مدیریت بحران‌ها را داشته باشیم و بتوانیم به سرعت اطلاعات جدید را کسب کرده و به نوآوری‌های جدید پاسخ دهیم.
به عنوان مثال مدیریت دانش این اطمینان را به ما می دهد که همه کارکنان به تخصص و دانش کلی سازمان دسترسی داشته باشند؛ این یعنی حضور نیروهای باهوش‌تر در سازمان، نیروهایی که می‌توانند سریعتر و آگاهانه‌تر تصمیم‌گیری کنند که در نهایت رضایت مردمی را دربردارد.مدیریت دانش می‌تواند به انباشت، ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری موثر دانش کمک کند که این اتفاق باعث شکل‌گیری فرهنگ سازمانی عمیق‌تری می‌شود و در آن افزایش کارآیی و رضایت کارکنان در اولویت قرار می گیرد.
از طرف دیگر مدیریت دانش می‌تواند به انباشت، ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری موثر دانش کمک کند که این اتفاق باعث شکل‌گیری فرهنگ سازمانی عمیق‌تری می‌شود و در آن افزایش کارآیی و رضایت کارکنان در اولویت قرار می گیرد.
همچنین می تواند دانش پیچیده سازمان را ساده و برای استانداری و فرمانداری‌های تابعه قابل دسترسی کند.
به عنوان مثال به کارکنان اطلاع‌رسانی می‌کند که در گذشته چه پروژه هایی با موفقیت انجام شده و انجام چه روش‌هایی در گذشته باعث بهبود عملکرد و اتخاذ تصمیمات استراتژیک در سازمان شده است البته از این نکته مهم غافل نشویم که نداشتن سیستم مدیریت دانش بهتر از داشتن سیستم مدیریت دانشی ناکارآمد است.
ایرنا. چه اتفاق‌هایی منجر به استفاده از راهکارهای مدیریت دانش می‌شود؟
باید ببینیم سازمانها به‌واسطه چه اتفاق‌هایی تصمیم می‌گیرند مدیریت دانش را در مجموعه خود به‌کار ببرند.
برای نمونه وقتی که موعد بازنشستگی برای کارکنان کلیدی فرا می‌رسد و نیاز است دانش آنها قبل از خروج کسب و به سازمان منتقل شود البته در این مورد حتماً زمان کافی برای کار وجود داشته و مرحله مهمتر زمانی است که سازمان استخدامی‌های جدیدی دارد که نیازمند آموزش هستند.
این دو مورد از رایج‌ترین دلایل برای شروع فرآیند مدیریت دانش است، فرآیندی که مزایا و ارزش زیادی به همراه دارد و تحقیقات علمی هم این مزایا را تایید می‌کند.
این تحقیقات نشان می‌دهد که مدیریت دانش به شکل مثبتی بر ظرفیت‌های پویا و عملکرد سازمانی تاثیر می‌گذارد.
ایرنا. فرآیند اجرای مدیریت دانش بهتر است چگونه باشد؟
برای شروع نیاز است از سازمانی وظیفه محور تبدیل به سازمانی فرآیند محور شویم بنابراین ما نیازمند استراتژی‌هایی برای ایجاد فرآیندهای کارآمد یا حتی ترکیب آنها هستیم.
همچنین باید دانش موجود و در دسترس سازمان خود را شناسایی کنیم بعد لازم است دانش موجود در سازمان را تفکیک و دسته‌بندی و کشف کنیم که چطور می‌توانیم با انتشار این اطلاعات، ارزش بیشتری در سازمان تولید نماییم.
پس با توجه به اهمیت فرآیندها در این بخش باید روی چیستی فرآیندهای مدیریت دانش تمرکز کنیم که این محور، خودش چندین مرحله است، از جمله هر سازمان دارای منابع زیادی از دانش است، جمع‌آوری اطلاعات و داده‌های موجود باعث شکل‌گیری دانشی می‌شود که فرآیندهای آینده بر اساس آنها ساخته می‌شود و ارزیابی و سازماندهی نیز بخش مهمی از فرایند مدیریت دانش است چرا که بدون آن دانش سازمان نظم و ساختار نخواهد داشت.
در اکثر سازمانها اجرای فرآیند مدیریت دانش را تنها تا مراحل گردآوری، به اشتراک‌گذای و ارزیابی می‌بینیم و این درحالی است که خلق دانش یکی از مهمترین موارد در اجرای فرآیند مدیریت دانش است.
در انتها به این مطلب اشاره‌ای داشته باشم که مهمترین هدف مدیریت دانش این است که مدیریت دانش به خودی خود هدفی ندارد و تنها هدف آن این است که ما را به اهداف‌مان برساند.