ایمیل سازمانی: نحوه استفاده و کاربردهای ایمیل سازمانی برای مشاغل

ایمیل سازمانی ستون ارتباطات مدرن کسب و کارها هستند. در یک گزارش، مشخص شد که یک کارمند اداری به طور متوسط روزانه بیش از 80 ایمیل دریافت می کند. این یعنی تعداد ایمیل های شرکتی بسیار زیاد است!

در این مطلب به موارد زیر خواهیم پرداخت:

ایمیل سازمانی چیست؟

فرمت آدرس ایمیل سازمانی چگونه است

نحوه نوشتن یک ایمیل شرکتی

اهمیت ایمیل سازمانی برای کسب و کارها

ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی یا ایمیل شرکتی ایمیلی است که به طور خاص برای مشاغل ساخته شده است. یک آدرس ایمیل سازمانی با نام دامنه شما (name@mailerever.net) مطابقت دارد و همه کارکنان یک شرکت دارای فرمت آدرس ایمیل یکسان هستند.

این روش حرفه ای برای ارسال ایمیل شرکتی به عنوان نوعی تبلیغ نام کسب و کار شما خواهد بود که با هر ارتباط قابل مشاهده است و به برند شما اعتبار بیشتری می بخشد. ایمیل شرکتی به راه اصلی ارتباط در محل کار تبدیل شده است که نقش مهمی در ایجاد رابطه با مدیران ارشد، مشتریان، حامیان مالی، تامین کنندگان و شرکا ایفا می کند. هنگام راه‌اندازی یک کمپین ایمیل، باید جزئیات زیادی در نظر گرفته شود از جمله آدرس و فرمت ایمیل سازمانی.

آدرس ایمیل تجاری چیست؟

آدرس ایمیل تجاری به سادگی ایمیلی است که به طور خاص برای سازمان شما استفاده می شود. این آدرس شامل نام شرکت است، به عنوان مثال، my@yourcompany.io. آدرس های مدیر عامل و تیم آنها معمولاً به همین فرمت ساخته می شوند.

چند نمونه آدرس ایمیل سازمانی:

هنگام انتخاب یک ایمیل شرکتی حرفه ای، تاکید باید بر نمایش نام شما یا نام شرکت شما به طور دقیق و مختصر باشد. در اینجا نمونه هایی از فرمت های مختلف آورده شده است:

firstname.lastname@yourdomain.com. به عنوان مثال، ali.salehi@yourcompany.com.

firstnameinitial.lastname@yourdomain.com. به عنوان مثال، a.salehi@yourcompany.com.

firstname@yourdomain.com. به عنوان مثال، ali@yourcompany.com.

لطفا توجه داشته باشید! قبل از ارسال ایمیل های شرکتی، باید یک وب سایت حرفه ای ایجاد کنید، یک دامنه ثبت کنید و آدرس ایمیل خود را به درستی تنظیم کنید.

فرمت مناسب ایمیل سازمانی چیست؟

برای اینکه یک ایمیل شرکتی درست به نظر برسد، ابتدا باید ساختار آن را بشناسید. این کار به انتقال واضح پیام شما کمک می کند. ایمیلی که فرمت ضعیف دارد می تواند تاثیر بدی بر روی کسب و کار شما بگذارد.

فرمت صحیح برای یک پیام سازمانی باید شامل موارد زیر باشد:

نام فرستنده؛

عنوان ایمیل؛

پیش نویس؛

احوالپرسی؛

متن اصلی ایمیل؛

لغو اشتراک و امضای شرکت.

ساختار ایمیل شرکتی شما باید طوری باشد که در اولین جملات متن اصلی به وضوح توضیح دهد این ایمیل درباره چیست. جملات پایانی باید خلاصه ای از ایمیل شما باشد. بهتر است دکمه فراخوان به عمل را در همین بخش قرار دهید که به خواننده می گوید مرحله بعدی چیست و چه کار باید بکند.

نام فرستنده، عنوان و پیشنویس (پیش هدر)

نام فرستنده، عنوان و پیش‌هدر اولین چیزی است که خوانندگان شما خواهند دید. اولین برداشت آنها تعیین می کند که آیا ایمیل شما را باز خواهند کرد یا خیر.

نام فرستنده شما نباید فقط یک آدرس ایمیل تصادفی باشد. مطمئن شوید که شامل نام شرکت یا نام یک کارمند است. راه دیگر برای ایجاد حس شخصی سازی این است که نام فرستنده شما چنین الگویی داشته باشد:

اسم کوچک - از - اسم شرکت : علی از میلر اور

اهمیت داشتن ایمیل سازمانی برای کسب و کارها

اهمیت داشتن یک آدرس ایمیل سازمانی برای کسب و کارها نمی‌تواند بیش از این تاکید شود. در دنیای دیجیتال امروز، ایمیل‌های سازمانی نه تنها وسیله‌ای برای ارتباطات داخلی و خارجی هستند، بلکه نمادی از حرفه‌ای‌گری، اعتبار و هویت برند نیز به شمار می‌روند. در ادامه، به بررسی اجمالی از دلایل کلیدی که چرا هر کسب و کاری باید از ایمیل‌های سازمانی استفاده کند، می‌پردازیم.

افزایش اعتبار و حرفه‌ای‌گری

استفاده از ایمیل‌های رایگان مانند Gmail یا Yahoo برای ارتباطات کسب و کار ممکن است پیامی نادرست ارسال کند. ایمیل‌های سازمانی که شامل نام دامنه سفارشی شرکت هستند، به مشتریان نشان می‌دهند که شما در کسب و کار خود جدی هستید و به اعتبار برند اهمیت می‌دهید.

بهبود امنیت

ایمیل‌های سازمانی امکان اعمال پروتکل‌ها و راهکارهای امنیتی پیشرفته‌تری را فراهم می‌آورند. از رمزگذاری ایمیل گرفته تا محافظت در برابر فیشینگ و بدافزار، این ایمیل‌ها می‌توانند از اطلاعات حساس کسب و کار شما محافظت کنند.

تقویت برند و هویت شرکت

هر بار که ایمیلی از آدرس ایمیل شرکتی ارسال می‌شود، نام برند شما تقویت می‌گردد. این امر موقعیتی عالی برای تبلیغ نام تجاری شما در هر ارتباط ایمیلی فراهم می‌کند و به طور مداوم هویت برند شما را در ذهن مخاطبان حک می‌کند.

سهولت در مدیریت و دسته‌بندی

ایمیل‌های سازمانی به شما اجازه می‌دهند تا ارتباطات خود را بر اساس بخش‌ها، وظایف و پروژه‌ها سازمان‌دهی کنید. این امر مدیریت ارتباطات را آسان‌تر می‌کند و به افزایش بهره‌وری و کارایی کمک می‌کند.

تسهیل در ارتباطات داخلی و خارجی

ایمیل‌های سازمانی به سادگی قابل شناسایی و به یاد ماندنی هستند، که این امر ارتباط با همکاران، مشتریان، تامین‌کنندگان و دیگر ذینفعان را سهولت بخشیده و احتمال بروز اشتباهات ارتباطی را کاهش می‌دهد. زمانی که افراد با ایمیل‌های سازمانی در ارتباط هستند، احتمال بیشتری وجود دارد که پیام‌های شما با جدیت بیشتری در نظر گرفته شوند و کمتر در پوشه‌های اسپم قرار گیرند.

ایجاد حس مالکیت و مسئولیت

هماهنگی با ابزارهای کسب و کار

برخی از بهترین شیوه ها برای استفاده از ایمیل سازمانی

رعایت اصول اتیکت ایمیل

• کلاریتی و سادگی: پیام‌های خود را واضح و مختصر نگه دارید. از پاراگراف‌های کوتاه و بولت پوینت‌ها برای سهولت خواندن استفاده کنید.
• موضوع مرتبط: خط موضوع ایمیل باید دقیق و مرتبط باشد تا بلافاصله توجه گیرنده را جلب کند.
• حفظ حریم شخصی: از ارسال اطلاعات حساس یا شخصی بدون رمزگذاری یا تدابیر امنیتی مناسب اجتناب کنید.

استفاده از امضای ایمیل

ایجاد دستورالعمل‌های استفاده

افزایش امنیت

• آموزش کارکنان: آموزش کارکنان در مورد اصول امنیتی، مانند شناسایی ایمیل‌های فیشینگ و رعایت امنیت رمزعبور.
• استفاده از راهکارهای امنیتی: مانند احراز هویت دو عاملی و رمزگذاری ایمیل برای حفاظت از اطلاعات حساس.