جلسه در ساختار شکلی آن به دور هم قرار گرفتن افرادی با حوزه مسئولیت مشخص و تبادل نظر درباره موضوعی خاص گفته می‌شود و اینکه درباره موضوعی طرح‌ریزی با نگاه به آینده صورت گیرد تا خدمتی بیشتر ارائه شود یا گروه یا جامعه هدف در معرض آسیب از مشکلاتی رهایی یابند یا اینکه آسیب‌ها در حوزه ماموریتی شرکت‌کنندگان شناسایی و راهکارهای بهبود عملکرد سازمانی و اثربخشی بیشتر تدوین شود.
اینچنین است که گاه در سال‌های گذشته، سهم جلسات از برنامه‌های کاری و وقت مفید مدیران ادارات و نهادها چنان پررنگ بوده است که حتی دسترسی کارشناسان زیرمجموعه به مدیران بالادست دشوار بوده است.
طبیعتا، این همه جلسه باید یک خروجی مشخص داشته باشد و آن مقصود مطلوب، گره‌گشایی از مسائل جامعه است؛ وضعیت امروز جامعه، گره‌گشا بودن این جلسات را چندان نمی‌پسندد و به عبارتی موضوع «جلسه برای جلسه» را تداعی می‌کند. این بدان معناست که جلسات برگزار شوند تا سندی بر تلاش بر گره‌گشایی از مسائل جامعه باشند و حال آن که این خروجی جلسات در سطح جامعه است که گویای عیار تلاش‌ها است.
آنچه که از گفتار و کارنامه دولتمردان سیزدهم در ماه‌های آغازین فعالیت برمی‌آید، آن است که «جلسه برای جلسه» مفهومی منسوخ در گفتمان مدیریتی کشور است، به ویژه که دولت در سفرهای استانی به «میدان» می‌آید و حصارها و دیوارهای پیرامونی اتاق جلسات را می‌شکند و در میان مردم، تصمیم می‌گیرد که اولویت‌ها برای شتاب‌بخشی توسعه مناطق مختلف چیست.
اینچنین است که شرکت در جلسه به عنوان بخشی از «کلاس مدیریتی» از ادبیات مدیریتی کنار گذاشته شود.
در ساختار رسمی کشور، وظایف و مأموریت‌های هر یک از دستگاه‌ها و نهادها تعریف شده و مشخص است که هر نهادی برای دستیابی به نقطه مطلوب خدمتگزاری به مردم چه گام‌هایی را باید بردارد.
اینکه به شکل مرسوم، وقت مدیران در جلساتی که قرار نیست در حد یک ثانیه هم به ایراد سخنرانی و طرح دیدگاه بپردازند و به عبارتی، جلسه به آنها مربوط نیست، عملا به صورت غیرمفید و غیربهینه سپری می‌شود.
حضور غیرضروری در جلسات، غیرمنطقی است
استاندار فارس ۲۲ آبان‌ماه جاری در جلسه شورای برنامه ریزی و توسعه استان درباره نحوه اداره و فاصله زمانی بین برگزاری جلسات این شورا گفت: اینکه در هر جلسه این شورا بخواهیم وقت ۶۰ مدیر ارشد استان را بگیریم در حالی که در زمان قابل توجهی از جلسه هیچگونه نیازی به حضور برخی مدیران نیست کار منطقی نیست.
محمد هادی ایمانیه افزود: مدیران می‌توانند فقط در همان زمانی که حضورشان در جلسه شورای برنامه‌ریزی نیاز است در جلسه حضور یابند.
وی اظهار داشت: البته متوجه قوانین و آیین نامه مربوط به چگونگی برگزاری جلسات شورای برنامه ریزی و حضور مدیران در جلسات هستم اما اگر بنا باشد همه مدیران چند ساعت در جلسه بنشینند در حالی که حضور برخی در تمام ساعات جلسه ضرورتی هم نداشته باشد منطقی به نظر نمی‌رسد.
استاندار من، فرماندار من
توصیه استاندار فارس مبنی بر پیشگیری از حضور غیرمفید مدیران در جلسات می‌تواند نویدبخش آن باشد که وقت مدیران استان به شکل بهینه‌تری در راستای حل مشکلات مردم و شتاب بخشی به توسعه استان صرف شود.
در این صورت است که مدیران فرصت بیشتری برای واکاوی مسائل حوزه کاری خود را دارند تا اینکه برای ۲ تا چند ساعت، گرفتار دیوان‌سالاری شوند که عملا مانع آنها از خدمت می‌شود، عملا مانع آنها از وقت گذاشتن با صاحب نظران و شنیدن ایده‌های نو می‌شود و نیز به طور عملی، مانع از ارتباط بیشتر آنها با مردم به عنوان مخاطبان نهایی خدمات ادارات و نهادها می‌شود.
به راستی، وزیر کشور ۱۲ مهرماه ۱۴۰۰ در آیین معارفه استاندار فارس نکته ظریفی را گفت. احمد وحیدی در این آیین با اشاره به آغاز دوره جدید مدیریتی استان فارس گفت: در استانداری، به روی همه باز است و آحاد ملت، دکتر ایمانیه را استاندار خود و او نیز خود را استاندار همه می داند.
وی اظهار داشت: باید به گونه‌ای عمل شود که اگر مردم شهری دچار مشکلی شدند، بدانند کسی به اسم فرماندار یا بخشدار، آنجا هست که به مسائل آنها رسیدگی کند؛ البته ممکن است آنها نتوانند که همه مشکلات آنها را حل کنند اما هم اینکه مسئولان در کنار مردم باشد و مردم بدانند و ببینند که مسئولان از آنها و در بین آنها هستند، این مظهری از دولت اسلامی است.
وزیر کشور با بیان این که نبود فاصله بین مردم و دولت از ویژگی‌های دولت اسلامی است، گفت: چنین دولتی به جامعه اسلامی که در آن معنویت، تفاهم، خیرخواهی و تعاون موج می شود منتهی می شود و آن‌گاه، پیشرفت ها رخ می‌دهد.
در چنین جامعه‌ای است که استاندار من، فرماندار شهرستان من، بخشدار شهرستان من و شهردار من از ادبیات رسمی و اتوکشیده به مفهومی در قلب‌ها و امیدی در باورها برای ساختن جامعه‌ای بهتر تبدیل می‌شود و این همان همدلی است که امروز برای ساختن فردای کشور به آن نیاز داریم.
نظر شما