'سند' از نظر لغوی در فرهنگ دهخدا و معین به معنای تكیه گاه و نوشته ای است كه قابل استناد باشد و همچنین مهر و امضای قاضی، حكم و فرمان پادشاهی، چك و دست نوشته و مكتوبی كه بدان اختیار شغل و ملكی را به كسی بدهند.
سند در قانون سازمان اسناد ملی ایران اینگونه تعریف شده است:'كلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكسها، نقشه‌ها، كلیشه ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی كه در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.'
تاریخچه نگهداری و آرشیو اسناد و مدارك دولتی در ایران از دوران هخامنشیان آغاز شد. دورانی كه در واقع هسته مركزی و زیربنای تشكیلات اداری ایران شكل می گیرد و نگهداری اسناد در مكانی با نام 'بایگانی سلطنتی' آغاز می شود.
بایگانی سلطنتی، مكانی بود كه ضبط و ربط مكاتبات حكومتی، فرمان ها و دستورهای شاه و دیگر وقایع مهم توسط رییس این قسمت یا مغز متفكر سازمان اداری، انجام می شد. این اسناد در قالب لوح های گلی، چرم و پاپیروس نوشته شده بودند.
سازمان های آرشیوی سلطنتی هنگامی گسترش یافت كه 'اسكندر مقدونی' پس از تسلط بر ایران با بهره گیری از شیوه ها و بنیادهای آرشیوی ایرانیان، به رونوشت و بازنویسی از نسخه های اصلی اسناد پرداخت.
سال ها بعد در دوران صفویه، اسناد آرشیوی ایران به صورت رونوشت تمامی ارقام مربوط به امور مالی، احكام، نشانه ها، نامه و اسناد در دفاتر خصوصی ثبت و در عمارت چهلستون 'انبار دفترخانه دیوان اعلا' نگهداری شد.
در دوران قاجار به خصوص از زمان 'فتحعلی شاه'، این اسناد به صورت آرشیو اداره بیوتات در دربار، نگهداری و در زمان 'ناصرالدین شاه'، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دفتر 'میرزا یوسف خان مستوفی الممالك' گردآوری می شد . اما برای نگهداری این اسناد روش صحیحی وجود نداشت و خطر از بین رفتن آنها وجود داشت ، بنابراین وزارت خارجه ایران در سال 1278 توانست با پیروی از روش بایگانی كشورهای اروپایی، بایگانی خود را با رعایت اصول صحیح حفظ و نگهداری اسناد انسجام بخشد.
بعد از انقلاب مشروطه، روش های نوین بایگانی، با استفاده از دانش و تجارب هیات های فرانسوی و بلژیكی در ایران رواج یافت تا اینكه در سال 1309، مركزی برای حفظ اسناد دولتی به تصویب هیات وزیران رسید.
در سال 1345، لایحه تاسیس 'سازمان اسناد ملی ایران' ارائه شد و در مراحل مختلف برای پذیرش این لایحه، در روز هفدهم اردیبهشت ماه، سال 1349 ، مجلس شورای ملی، قانون تاسیس این سازمان را تصویب كرد و اینگونه پس از گذشت سالیان سال از تاریخچه با ارزش این گنجینه غنی در ایران، مقدمات تشكیل آرشیو ملی به وجود آمد.
پس از پیروزی انقلاب اسلامی، این سازمان به عنوان آرشیو حافظه ملی ایران، با توجه به وظایف اجرایی، رسالت فرهنگی و پژوهشی خویش در ضرورت حفظ، مرمت و اشاعه اسناد و به منظور تحقق اهداف پژوهشی و گسترش فرهنگ آرشیوی و كمك به محققان كشور در سال 1372 با اخذ موافقت از وزارت فرهنگ و آموزش عالی وقت موفق به ایجاد یك موسسه مطالعاتی و تحقیقاتی آرشیوی با عنوان 'پژوهشكده اسناد' شد.
از وظایف این سازمان می توان به مطالعه و تحقیق در مورد اسناد موجود در آرشیو سازمان اسناد ملی ایران و سایر مراكز آرشیوی به منظور كشف نكات مبهم و مكتوم تاریخی در جهت تدوین تاریخ جامع معاصر ایران و شیوه های بازسازی و مرمت اسناد، بررسی و مطالعه روش های طبقه بندی اسناد مطابق با استانداردهای جهانی، تهیه كلیدواژه ها، اصطلاح نامه ها، اصول شماره گذاری و نمایه سازی در جهت استفاده صحیح و علمی از كامپیوتر به منظور ارائه شیوه های بازیافت اطلاعات موجود و اشاعه آنها، تهیه و آماده سازی مجموعه های اسنادی برای انتشار به صورت گزارش، كتاب و یا نشریات مربوط، تهیه و تنظیم و ارائه طرح های پژوهشی در زمینه تاریخ معاصرایران به پژوهشگران، همكاری با موسسات دولتی، دانشگاه ها و مراكز پژوهشی و مطالعاتی فرهنگی و علمی داخل و خارج از كشور و راهنمایی آنان در زمینه اسناد آرشیوی و معرفی و شناساندن اسناد موجود در سازمان اسناد ملی ایران و تهیه راهنماهای لازم به منظور تسهیل در این امر اشاره كرد.
این پژوهشكده دارای دو بخش آرشیو شفاهی و آثار دست نوشته سازمان اسناد ملی است كه هر كدام حامل پیام های خاص فرهنگی، اجتماعی و سیاسی موجود در اسناد هستند و در زمان های مختلف در اختیار همگان قرار می گیرند.
امروزه سازمان اسناد ملی كشور با در دست داشتن گنجینه های مكتوب ملی كه جزو منابع دست اول پژوهشی این مرز و بوم به شمار می روند، توانسته است رشته دانشگاهی علوم آرشیوی را در كشور راه اندازی كند تا بتواند علاوه بر افزایش كمی تعداد متخصصان این دانش با ارائه اطلاعات مورد نیاز به بایگانی ها و مراكز پژوهشی، سطح آگاهی و اطلاعات همگان را به استانداردها نزدیك سازد و با حفظ این اسناد، در مقام دفاع از هویت و وحدت ملی و جغرافیای تاریخی ایران نقش موثری را ایفا نماید.
سالروز تأسیس سازمان اسناد ملی ایران تا چندی پیش به عنوان روز اسناد ملی زینت‌بخش تقویم ایران بود. اما در تابستان 1389، شورای فرهنگ عمومی كشور تصمیم به حذف این مناسبت در تقویم سال 90 گرفت، آنچه مسلم است حذف این روز به معنایی نپرداختن به این موضوع مهم و پرارزش در كشور نیست و دست اندركاران امر اسناد در تمامی روزهای سال و بویژه در این روز كه با سالروز تاسیس یك نهاد مهم همراه است بایستی امر اطلاع رسانی و آگاهی دهی به مردم را سرلوحه فعالیت های خود قرار دهند، تا با كمك و همدلی یكدیگر در حفظ این آثار ارزشمند بكوشیم و با استفاده از تجارب پیشینیان از فردایی بهتر بهره مند شویم.
اطلاع**9128**1717
گروه اسناد و اطلاع رساني- چهل و دو سال پيش در هفدهم ارديبهشت ماه قانوني به تصويب مجلس شوراي ملي رسيد كه به موجب آن حفظ و نگهداري اسناد ملي، احيا و توجه به اين گنجينه هاي مهم تاريخي را تضميني قطعي بخشيد. برگ هاي كهن و پرارزش اسناد ملي كشورمان يادآور ثروت هاي مكتوب و ميراثي ماندگار از تجارب گذشتگان و ارمغان ملي و تاريخي اين مرز و بوم است.
