به گزارش گروه فرهنگی ایرنا، اسناد ملی اینگونه تعریف می‌شوند: كلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عكسها، نقشه‌ها، كلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی كه در دستگاه دولت تهیه شده یا به دستگاه دولت رسیده و بطور مداوم در تصرف دولت بوده است و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.
در دوران قاجار به خصوص از زمان فتحعلی شاه، اسناد به صورت آرشیو اداره بیوتات در دربار، نگهداری و در زمان ناصرالدین شاه، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دفتر میرزا یوسف خان مستوفی الممالك گردآوری می‌شد.
وزارت خارجه ایران در سال 1278 توانست با پیروی از روش بایگانی كشورهای اروپایی، بایگانی خود را با رعایت اصول صحیح حفظ و نگهداری اسناد انسجام بخشد.
در سال 1345 لایحه تاسیس «سازمان اسناد ملی ایران» ارائه شد و در روز هفدهم اردیبهشت ماه سال 1349 مجلس شورای ملی قانون تاسیس این سازمان را تصویب كرد.
آرشیو ملی ایران در اجرای وظایف قانونی كه در اساسنامه تاسیس سازمان اسناد ملی ایران پیش‌بینی گردیده فرایند شناسائی، فراهم آوری، نگهداری، سازماندهی و اطلاع رسانی اسناد ملی ایران را بر عهده دارد.
فرایند نگهداری و حافظت اسناد ملی به دلیل قدمت تاریخی و حساسیت این اسناد شرایط و تجهیزات خاصی لازم دارد كه سازمان اسناد ملی از آن برخوردار بوده و به این جهت، حفظ اسناد جهت انتقال به آیندگان و ایجاد ماخذی برای پژوهشگران، انتقال این اسناد به سازمان را الزامی می كند، وجود اسناد در گنجه های مردمی به دلیل نامناسب بودن شرایط نگهداری به نابودی سند منجر می‌شود.
به گزارش معاونت سازمان اسناد ملی، این سندها در كشور یا در اختیار دستگاه‌ها و نهادهای دولتی قرار دارند كه البته مكلف به واگذاری آنها به سازمان اسناد هستند و برنامه‌هایی در این زمینه از چندسال پیش آغاز شده است اما بسیاری اسناد ملی هم در اختیار اقوام مختلف، طوایف، خاندان‌ها و مردم است.
زمانی وقف این اسناد از سوی مردم رایج بود اما با كم‌رنگ شدن این سنت، دسترسی سازمان اسناد به شكل خرید، اهدا و یا اخذ امانی درآمده است؛ اسناد امانی شروطی را برای سازمان و تكالیفی برای صاحب سند جهت اعطای اختیاراتی راجع به سند به همراه دارد.
ممكن است سند مردمی مربوط به یك خاندان باشد كه گاه شكل احكام دیوانی و گاه یك برگ سند كه گوشه ای از حافظه تاریخ را در خود نگاه می‌دارند.
سالانه 10 تا 15 مجموعه سند كه ممكن است یك تا 100 برگ را شامل باشد از سوی خاندان ها و اقوام در اختیار سازمان قرار می‌گیرد؛ قدیمی‌ترین سند اهدایی به دوره ایلخانی مربوط است، حكم و فرمان دیوانی، عقدنامه، مبایعه نامه، استعلام و در كنار آن دستنوشته یا تمبر از مصادیق سندی هستند.
**9 میلیون سند ملی بازخوانی شده در مركز اسناد
رئیس سازمان اسناد و كتابخانه ملی می‌گوید: اكنون 9 میلیون برگ سند در مركز اسناد ملی وجود دارد كه بازخوانی شده و انبارهای محل نگهداری اسناد این مركز پر از اسنادی است كه هنوز بازخوانی نشده تا درباره حذف یا تثبیت هر یك از آنها تصمیم‌گیری شود.
اشرف بروجردی عنوان كرد: سازمان اسناد در 12 استان كشور شعبه و دفتر دارد كه بیشتر هم تمركزشان روی سند است و هر استان، معین چند استان همجوار است اما حساسیت مردم در نگهداری اسناد در منطقه خود مانع از اهدای آن با وجود نبود امكانات نگهداری می‌شود.
وی گفت: مركز اسناد ملی با رایزنی‌های متعدد، دفاتری نیز در برخی استانداری‌ها به این امر اختصاص داد تا اسناد مردمی را پس از دریافت به تهران انتقال دهد تا مراحل اسكن و تهیه نسخه دیجیتال صورت گرفته و سپس اسناد به مردم بازگردانده شود تا در صورت آسیب و یا نابودی سند، نسخه دیجیتال و اسكن شده آن در مركز وجود داشته باشد.
بروجردی با اشاره به تخمین میلیون‌ها سند در آرشیوهای مردمی، گفت: در زمینه اسنادی كه پیش خانواده‌هاست بیشتر تشویق و ترغیب صورت گرفته تا این اسناد در قالب اهدا، خرید یا به صورت امانی در اختیار مركز قرار گیرد.
وی افزود: قانون می‌گوید خروج هر سند یا كتاب در صورت اهدا یا ارائه از مركز اسناد ممنوع است، اما می‌شود در تفاهم‌نامه قید كرد كه این منابع و اسناد یا كتاب به صورت امانی در اختیار مركز قرار گیرد و پس از دیجیتال‌سازی، نسخه دیجیتال نزد سازمان اسناد نگهداری و اصل سند به صاحب آن بازگردانده شود.
رئیس سازمان اسناد و كتابخانه ملی گفت: مقرر شده است در اواخر آذر یا بهمن ماه تندیسی از سوی استاد تناولی ساخته شود كه اسامی اهداكنندگان، روی آن حك می‌شود تا این كار، تشویقی برای اهدا كننده اسناد باشد.
فراهنگ**3009** 9053
تهران- ایرنا- بسیاری از اسناد ملی كه بخش مهمی از حافظه تاریخی و آلبوم ثبت زوایای زندگی پیشینیان محسوب می‌شود امروز به دلیل ناشناختگی و آگاه نبودن مردم از تعریف سند ملی در صندوقخانه‌ها، گنجه‌ها و آرشیوهای شخصی خاك می‌خورد و به تدریج در حال نابودی است.
