براساس اعلام روز دوشنبه پایگاه اطلاع‌رسانی نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور، اداره کل منابع نهاد در سال گذشته به منظور رفع این نقایص روند استعلام کتب اهدایی به کتابخانه‌های عمومی، اقدام به راه‌اندازی سامانه «استعلام کتاب اهدایی» کرد؛ آمار استخراج شده از پیاده‌سازی و اجرای سامانه «استعلام کتب اهدایی» طی بازه زمانی پنج ماهه از یکم دی ماه سال ۱۳۹۷ (آغاز به کار رسمی سامانه) تا ۳۱ اردیبهشت سال جاری، نشان می‌دهد موارد استعلام انجام شده در این بازه زمانی تقریباً حدود سه برابر کل موارد سال ۱۳۹۶ بوده است. در این میان استان اصفهان با بیش از ۴۷ هزار درخواست بیشترین میزان استعلام کتاب در بین استان‌های کشور را داشته است. همچنین موضوع دین و ادبیات (قصه و رمان) هر یک با ۲۴ درصد فراوانی بیشترین میزان استعلام اهدایی را در بین موضوعات داشته‌اند.
گزارش‌های استخراج شده از این سامانه نشان داده متوسط زمان پاسخگویی به موارد استعلام با گذشت زمان و افزایش حجم بانک داده سامانه از ۴۹ روز در دی ماه به ۴ روز در اردیبهشت ماه کاهش یافته است. به طور کلی در این بازه زمانی متوسط پاسخگویی ۲۶ روز بوده است. در مجموع ۳۵۴ هزار و ۳۹۷ استعلام دریافتی، حدود ۸۶ درصد پاسخ داده شده و تنها ۱۴ درصد از این تعداد در انتظار پاسخ در چرخه کارشناسی است. در نهایت از این میزان استعلام پاسخ داده شده، حدود ۹۸ درصد تأیید و تنها کمتر از ۳ درصد از کتاب‌ها برای ثبت در کتابخانه‌های عمومی مناسب تشخیص داده نشده است.
استقرار سامانه «استعلام کتب اهدایی» فرآیند جدیدی را در همچون صرفاً یک بار استعلام از هر عنوان کتاب و تعیین تکلیف یک کتاب برای همه کتابخانه‌ها، جلوگیری نسبی از تخلف کتابداران در ثبت کتاب اهدایی بدون استعلام، تسهیل امکان اصلاح پاسخ اشتباه به استعلام، پاسخ هوشمندانه و آنی سامانه به استعلام کتابی که قبلاً از طریق سامانه استعلام شده است (۱۲۰ هزار مورد در ۵ ماه)، تسهیل انجام استعلام کتاب توسط کاربر (کتابدار) و امکان مشاهده وضعیت کتاب در چرخه استعلام توسط کتابدار در نظر گرفته است.
همچنین کوتاه شدن مدت استعلام از ۶۰ روز به ۴ روز و کاهش مداوم این رقم، حذف بروکراسی اداری و کاهش افراد دخیل در پروسه استعلام از ۱۸ نفر به ۵ نفر، افزایش سرعت (افزایش سه برابری پاسخ به استعلامات استانی در مدت مشابه تا پیش از راه‌اندازی سامانه)، تسهیل استخراج انواع گزارش کمی، کیفی و تحلیلی از سامانه و تهیه بانک جامع اطلاعاتی جهت استفاده در موارد دیگر (استعلام خرید استانی و …) از دیگر مزایای پیاده‌سازی سامانه استعلام کتب اهدایی است.
مهم‌ترین دلایل مردود شدن پذیرش برخی کتب اهدایی عبارتند از: ۱. کتاب‌هایی که بدون مجوز فرهنگ و ارشاد اسلامی منتشر شده اند؛ ۲. کتاب‌هایی که تاریخ مصرف آنها گذشته است؛ ۳. کتاب‌هایی که از نظر ظاهری دارای خرابی، نقص صفحات، نم دیدگی و… هستند و ۴. کتاب‌هایی که دارای محتوا و مفاهیم متضاد با فرهنگ مناطق خاص هستند.
گفتنی است منابع موجود در مخازن کتابخانه‌های عمومی معمولاً یا به روش «خرید» و یا به روش «اهدا» تأمین می‌شوند که روند اهدای کتاب به کتابخانه‌ها توسط اعضا، ناشران، مؤلفان و عموم مردم انجام می‌گیرد. اما از آنجا که کتاب‌های اهدا شده به کتابخانه‌ها نیز با هزینه‌هایی چون اشغال فضا، صرف زمان و انرژی توسط کتابدار جهت ثبت و امانت‌دهی، استهلاک وسایل ثبت کتاب، صرف زمان توسط اعضا جهت مطالعه و … همراه می‌شود، بدیهی است که طی فرآیندی از میان انبوه کتاب‌های اهدا شده به کتابخانه‌ها، کتاب بهتر انتخاب شود که این روند با همکاری بیش از ۴۰ کارشناس داخلی و مدعو با هدف «بررسی و ارزیابی منابع» در اداره کل منابع نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور، انجام می‌شده است.
این فرآیند در گذشته تشریفات اداری طولانی به صورت کتبی داشت؛ به طوری که پس از ثبت فایل کتاب‌های اهدایی به کتابخانه‌ها در فایل اکسل، این فایل‌ها توسط کتابداران به رئیس هر شهرستان ارسال می‌شد و پس از تجمیع، فایل‌های ارسالی در اختیار ادارات کل هر استان قرار می‌گرفت.
در ادامه نیز پس از ارجاع نامه مربوطه از مدیرکل استان به کارشناس منابع استان، تجمیع فایل‌های کتابخانه‌های استان توسط کارشناس منابع استان، مکاتبه اداره کل استان با اداره کل منابع و ارسال فایل‌های تجمیعی به همراه نظر کارشناس استان، ارجاع نامه به مدیرکل منابع و رئیس اداره و در نهایت کارشناسان، فایل‌های ارسالی استان‌ها توسط کارشناسان اداره کل منابع بررسی و نامه پاسخ به استان‌ها تنظیم می‌شد که در نهایت طی تشریفات و مراحل اداری این پاسخ‌ها به کتابداران بازگردانده می‌شد.
طبیعتاً این مسیر طولانی با معایبی چون امکان خطا (ثبت کتب اهدایی بدون استعلام)، استعلام چندباره یک کتاب به دلیل فقدان بانک اطلاعاتی، زمان‌بر بودن فرآیند (به طور متوسط هرکتاب دو ماه) و ناخرسندی اهداکنندگان از بلاتکلیفی کتاب، بالا بودن میزان خطای انسانی، دشوار بودن اصلاح پاسخ اشتباه به استعلامات، دشواری و زمان‌بر بودن تنظیم فهرست کتاب‌ها، نیاز به استعلام توسط کتابدار، دشواری پیگیری وضعیت کتاب‌های وارد شده به فرآیند استعلام توسط کتابدار و همچنین دشواری استخراج گزارش میزان استعلام و میزان رد و تأیید رو به رو بود.
بر این اساس اداره کل منابع نهاد در سال گذشته به منظور رفع این نقایص روند «استعلام کتب اهدایی» را به همت اداره کل فناوری اطلاعات و اداره کل توسعه کتابخانه‌ها و ترویج کتابخوانی نهاد طراحی و پیاده‌سازی کرد. با پیاده‌سازی این سامانه از دی ماه سال ۹۷ فرآیند استعلام کتب اهدایی نیز تغییر کرد که بر این اساس کتابداران ابتدا به جستجوی مشخصات کتاب اهدا شده به کتابخانه در سایت سامان می‌پردازند. در صورتی که آن کتاب قبلاً توسط یکی از کتابخانه‌های کشور استعلام و تأیید شده باشد، کتابدار قادر به ایجاد نسخه و ثبت آن کتاب و افزودن به مخزن خواهد بود و در صورتی که آن کتاب قبلاً در سامانه استعلام نشده باشد، کتابدار قادر به ایجاد نسخه نیست و ملزم به انتخاب گزینه «استعلام» است.
همچنین ارسال مستقیم درخواست کتابدار، اعلام نظر کارشناس منابع استان درباره کتاب در سامانه و ارسال به کارتابل ارزیابی اداره کل منابع و در نهایت بررسی توسط اداره کل منابع و اعلام نظر دیگر مراحل پیش‌بینی شده برای روند جدید در سامانه استعلام کتاب اهدایی است.
نظر شما