بشر در طول سده های گوناگون و در هنگام رویارویی با حوادث مختلف، توانسته است تجربه های گرانبهایی را به دست بیاورد كه در این مسیر، تاریخ مجموعه ای غنی از تجربه های انسان به شمار می رود كه بهره مندی از این دستاوردهای گرانبها و ارزشمند می تواند جهانیان را در راه دستیابی به زندگی بهتر یاری رساند و آنان را از تكرار خطاها و اشتباه های گذشتگان بازدارد تا بتواند با مشكلات كمتری روزگار بگذراند. در این میان اسناد ملی و آثار مكتوب هر كشور به منزله ی گنجینه ای با ارزش برای هر جامعه ای محسوب می شود كه می تواند سرنوشت آنان را تعیین كند.
سند بر پایه ی تعریف سازمان اسناد ملی ایران بدین شرح است: تمامی اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكس ها، نقشه ها، كلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، نوارهای ضبط صوت و دیگر اسنادی كه در دستگاه دولت تهیه شده و به صورت مداوم در تصرف دولت بوده است و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.
قانون مدنی در تعریف سند آورده است: «سند عبارت است از هر نوشته‌ای كه در مقام دعوی یا دفاع قابل استفاده باشد.»
پیشینه ی نگهداری اسناد در ایران قدمتی چندین هزار ساله دارد. روش های نخستین حفظ این گنجینه های ارزشمند در مخازن دولتی و سلطنتی بود. در دوران هخامنشیان هسته ی مركزی و زیربنای تشكیلات اداری حكومت را بایگانی سلطنتی تشكیل می داد. رییس بایگانی سلطنتی فرمان های شاه را به زیردستان ابلاغ می كرد و مسوول نگارش مكاتبات حكومتی، فرمان ها و دستورهای شاه و دیگر وقایع مهم روز بود. پس از فتح ایلام، ایرانیان با لوحه های گلی آشنا شدند و از كاربرد آن در امور تجاری و اداری اطلاع یافتند. در دوره های بعد نیز روش های گوناگونی برای نگهداری اسناد مورد استفاده قرار گرفت و شیوه ی محافظت از اسناد دیوانی و حكومتی ایرانیان در دوره های مختلف از چنان پیشرفتی برخوردار شد كه دیگر سرزمین ها نیز از آن پیروی كردند و بهره های فراوانی بردند.
رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالی،احكام، نشانه ها، نامه ها و اسناد در دوره ی صفویان در دفترهای ویژه ای ثبت می شد و محل نگهداری آنها در محلی به نام انبار دفترخانه ی دیوان اعلا بود. در دوره های بعدی نیز شیوه ی نگهداری اسناد و آثار مكتوب در ایران تغییر و تحول های فراوانی را به خود دید تا آن كه در دوران قاجار، بایگانی به مفهوم تازه در وزارت امور خارجه شكل گرفت.
هنگامی كه در میان سال های 1280 تا 1309 هجری خورشیدی گروهی از فرانسه و بلژیك برای اصلاح سیستم گمركی كشور به ایران آمدند؛ طرحی را به منظور سر و سامان دادن به نظام بایگانی كشور ارایه دادند و به دنبال این امر هیات وزیران برای نخستین بار در اردیبهشت 1309 خورشیدی، مصوبه ای را در خصوص جمع آوری اسناد و ایجاد «مركز اسناد دولتی» به تصویب رساند.
بدین شكل نخستین گام ها برای شكل گیری آرشیو ملی ایران برداشته شد زیرا ضرورت وجود مركزی برای انجام دادن امور مربوط به جمع‌آوری، حفظ و نگهداری اسناد ملی، از میان بردن ورقه های زاید در كشور پدید آمد.
شورایعالی اداری در خرداد 1345 هجری خورشیدی همراه با تدوین دومین قانون استخدام كشوری، سازمانی را با اختیارهای بسیار گسترده به نام «سازمان امور اداری و استخدامی كشور» تشكیل داد و بدین شكل این سازمان در راه كسب مجوز قانونی برای برپایی «سازمان اسناد ملی ایران» تلاش بیشتری انجام داد و لایحه ای را به هیأت دولت ارایه داد.
سرانجام هیأت دولت این لایحه را در چهارم شهریور 1347 هجری خورشیدی به مجلس شورای ملی تقدیم كرد و در نهایت مجلس شورای ملی در اردیبهشت 1349 هجری خورشیدی، قانون تشكیل سازمان اسناد ملی ایران به تصویب نهایی رساند.
بر پایه ی ماده ی چهارم قانون تشكیل سازمان اسناد ملی ایران، در این شورا وزیر امور خارجه، وزیر فرهنگ و آموزش عالی، دادستان كل كشور، دبیركل سازمان امور اداری و استخدامی كشور، دادستان دیوان محاسبات و 2 تن از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران عضویت دارند كه این 2 فرد به پیشنهاد وزیر فرهنگ و آموزش عالی و تصویب هیات وزیران برای مدت سه سال انتخاب می شوند و انتخاب دوباره ی آنها مانعی ندارد.
از آنجا كه آرشیو حافظه ملی هر كشور است و سازمان های آرشیوی علاوه بر وظایف اجرایی، دارای رسالت فرهنگی و پژوهشی نیز هستند و با عنایت به تاكید آیت الله خامنه ای رهبر معظم انقلاب بر ضرورت حفظ، مرمت و اشاعه اسناد و به منظور تحقق اهداف پژوهشی و گسترش فرهنگ آرشیوی و كمك به محققان كشور، سازمان اسناد ملی ایران، در 1372 خورشیدی موفق به طرح و اخذ موافقت موسسه مطالعات و تحقیقات آرشیوی، پژوهشكده ی اسناد از وزارت فرهنگ و آموزش عالی شد.
سازمان اسناد ملی ایران در 1381 هجری خورشیدی با مصوبه ی شورایعالی اداری، با كتابخانه ی ملی جمهوری اسلامی ایران ادغام شد و اینگونه سازمان اسناد و كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران شكل گرفت و سازمان اسناد ملی با عنوان معاونت اسناد ملی، وظایف تخصصی و مأموریت های محوله به آرشیو ملی ایران را عهده دار شد.
اسناد ملی و میراث مكتوب در دنیای كنونی از اهمیت فراوانی برخوردار است و كشورهای گوناگون همواره در مسیر حفظ و نگهداری از این گنجینه های ارزشمند تلاش و كوشش های فراوانی را انجام می دهند زیرا می توانند با بهره وری صحیح و درست از آنها سرزمین خویش را در راه پیشرفت بهتر و سازنده تر یاری رسانند و با كمك از اسناد و یادگارهای مكتوب گذشتگان از تجربه های آنان بهره گیرند و دستاوردهای مثبت و نیك آنها را سرلوحه ی راه خویش قرار دهند.
*گروه اطلاع رسانی
پژوهشم**2002**9131
تهران- ایرنا- نوزدهم اردیبهشت روز اسناد ملی و میراث مكتوب نام گرفت، اسناد حافظه تاریخی ملت ها و گنجینه ی گرانبهای كشورها است و آینه ی تمام نمای تجربه های ارزشمند پیشنیان در مسیر دستیابی به سعادت، آسایش، رفاه، پیشرفت و آبادانی محسوب می شود.
