مشخص نبودن اهداف و انتظارات، نقش ها ومسووليت ها، نگرش منفي، مشكل ارتباطي، محيط نامناسب، تضادهاي شخصي، نبود صداقت در نشست ها، گرايش افراد به يكسان فكر كردن، توجه اعضاي نشست به موضوع هاي مختلف در يك زمان و اجتناب از مساله مورد نظر از موانع و مشكلات نشست ها مي تواند باشد.
طبق بررسي هاي صورت گرفته همچنين آمادگي ضعيف، خارج شدن بحث از موضوع نشست، نشنيدن مطالب، پرحرفي شركت كنندگان، طول كشيدن زمان نشست ها و مشخص نبودن اثر بخشي علت نارضايتي مديران از نشست هاي تشكيل شده است.
**آفت هاي نشست هاي مكرر مديران
برخي از مديران و مسوولان دستگاه هاي اجرايي بيشتر وقت روزانه و هفتگي خود را در نشست هايي مي گذرانند كه نتيجه و حاصلي براي دستگاه مربوطه و حتي مردم هم ندارد و اين آفتي براي مديريت شده است.
نشست هاي بي فروغ بزرگ ترين آفت مديريت و عامل اتلاف وقت در سازمان هاي دولتي و غير دولتي است و آمارها نشان مي دهد كه مديران عالي و مياني سازمان ها به صورت هفتگي در دهها نشست برون و درون سازماني شركت مي كنند كه بيشترين وقت آنها در اين نشست ها سپري مي شود.
وقتي با اين مديران به گفت و گو مي نشيني از اين وضع راضي نيستند ولي سيستم براي آنان طوري طراحي و برنامه ريزي شده كه يا بايد با مديران بالا دستي و يا پايين دستي خود نشست برگزار كنند كه خروجي اين نشست ها در واقع معلوم نيست.
اقدام هايي كه كارشناسان بايد به آن بپردازند گاهي مديران با اطلاعات ناقص و بي اطلاع در نشست هاي مورد نظر، شركت مي كنند و حتي نمي توانند درباره موضوع هاي مطرح شده اظهار نظر كرده و تصميم بگيرند.
در مواردي نيز پيش آمده است كه مديري در نشستي قول و وعده اي مي دهد كه در واقع با وضعيت سازمان وي همخواني ندارد اما به تصويب مي رسد كه در نهايت اجرايي نخواهد شد.
اين نشست ها كه در موارد غير ضروري بوده، به آفتي براي توسعه و تقويت زيرساخت ها تبديل شده و مديران و مسوولان در مدت 3 تا 4 سال مديريت خود كمتر، فرصت مطالعه و فكر كردن و ارايه راهكار مناسب را هم دارند.
البته از سوي ديگر نيز براي مديري كه بخواهد از ارباب رجوع رهايي پيدا كند و پاسخگوي مطالبات مردم نباشد، شركت در اين نشست ها را بهانه اي براي فرار از مردم و دوري از واقعيت ها برمي گزيند.
**مديريت اثربخشي نشست ها
بزرگ شدن سازمان ها، پيچيدگي ساختار و فعاليت هاي آن ها، افزايش متغيرهاي محيطي اثر گذار از جمله عواملي هستند كه مديران را ناگزير كرده كه براي انجام بهتر وظايف و اداره موثر سازمان، از ساير افراد كمك بگيرند.
به همين منظور مديران به طور معمول نشست هايي را تشكيل مي دهند و با همفكري و تعامل در مورد موضوع هاي مطرح شده به تبادل اطلاعات مي پردازند و يا تصميم هايي را به صورت گروهي مي گيرند.
تشكيل نشست ها نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و گرفتن تصميم هاي مطلوب و سازنده مي شود بلكه تا ميزان زيادي به بهبود ارتباطات و درك متقابل واحدها از همديگر نيز كمك مي كند.
البته اين موارد در صورتي درست است كه نشست ها نيز همانند ساير فعاليت هاي سازماني از مديريت مناسبت برخوردار باشد، در غير اين صورت نه تنها نشست ها به بهبود كارايي و كارآمدي سازمان كمك نمي كند بلكه به عنوان يك غده سرطاني موجب اتلاف منابع و ايجاد تضادهاي درون سازماني مي شود.
بطور حتم نشست هاي برگزار شده در سازمان ها بايد در راستاي تبادل اطلاعات و گزارش دهي، حل مساله، توجيه و قانع كردن ديگران براي انجام كار و نيز تصميم گيري و تصميم سازي در مورد يك مساله باشد.
**نشست هاي تكراري مديران با خبرنگاران
برخي از مديران براي عملكردهاي ماهانه خود و يا به هر دليلي نشست هايي را با خبرنگاران مي گذراند و آمارهاي تكراري را ارايه مي دهند و خودشان را به اين دل خوش كرده اند كه دارند از اين طريق به مردم خدمت مي كنند ولي هيچ گونه ابتكار عملي در امور آن ها ديده نمي شود.
يكي ديگر از ابتكارات اين مديران اين است كه وقتي احساس مي كنند خبرنگاران هم از اين رويه استقبال نمي كنند از طريق روابط عمومي هاي خود متني را تهيه كرده واستفاده از ايميل، واتساپ و تلگرام به رسانه ها مي فرستند كه فلان مدير در نشست با كاركنان و زيرمجموعه خود و يا در جمع خبرنگاران موضوعي را مطرح كرده است.
**شركت بيش از حد در نشست ها از آفت هاي مديريت است
مشاور عالي و رييس گروه مشاوران استاندار هرمزگان نيز در اين زمينه مي گويد: شركت بيش از حد در نشست ها از آفت هاي مديريتي است كه موجب از بين رفتن سرمايه ها و امكانات مي شود.
محمد باقر كشفي معتقد است: شركت در نشست هاي متعدد از جمله موضوعاتي بوده كه در عرصه مديريت، هم فرصت و هم تهديد محسوب مي شود.
وي ادامه داد: حضور در نشست ها اگر به جا، مرتبط و به اندازه باشد، نتيجه بخش است اما اگر تعداد آن به اندازه اي شد كه تمركز و وقت مدير و ساير كاركنان را ضايع سازد و نتواند به پيشبرد بهتر امور كمك كند، خسارتي است كه بايد از وقوع آن جلوگيري كرد.
به گفته وي، شركت زياد در نشست ها يا جلسه زدگي؛ فرصت با خود انديشيدن، فكر كردن، خلاقيت و نوآوري را از مدير مي گيرد و اين امر بايد همانند ساير امور مديريتي به اندازه نياز و ضرورت باشد.
مديركل حوزه استاندار هرمزگان تصريح كرد: حضور در نشست ها براي مديران به منظور درك مشترك از مسير، هدف، دستيابي به راهكارها و هماهنگي ميان نيروهاي مجموعه لازم و مناسب است.
كشفي گفت: اما زماني كه حجم گسترده اي از زمان يك مدير معطوف به شركت در نشست ها و جلسه هاي غيرضرور شود، البته اثرگذاري و خاصيت آن نشست ها كاهش خواهد يافت و در نهايت كمي گرايي و اتخاذ تصميم ها دور از واقعيت هاي جاري را در پي خواهد داشت.
وي ياد آورشد: از جمله آفت هايي كه حجم بالاي نشست ها را به همراه دارد، اين است كه اجرايي و عملياتي شدن تصميم بسيار زيادي كه در اين نشست ها گرفته مي شود، بسيار سخت خواهد شد و اين تصميم درهاله اي از ابهام باقي مي مانند، در اين صورت خروجي نشست ها تصميم بي اثري است كه موجب هدر رفت فرصت ها، امكانات و منابع مي شود.
اين مسوول بيان داشت: مديران بايد به شكلي برنامه ريزي كنند كه حضور آن ها در نشست ها به اندازه و مفيد باشد و از دل اين نشست ها، راهكارها و برنامه هاي موثر و خوبي براي رسيدن به اهداف بيرون آيد.
با توجه به اين كه روزانه دهها نشست درباره موضوع هاي مختلف در اداره ها و سازمان ها برگزار مي شود، چقدر آن اجرايي شده و به نفع دستگاه مربوطه خواهد بود و مردم از آن چه نتيجه اي مي گيرند بايد اين رويه بازنگري شود، چرا كه نشست هايي كه خاصيت پر كردن اوقات مديران باشد ضرورتي در شرايط امروز ندارد.
**مديران از نشست هاي غير ضرور اجتناب كنند
به گفته ي معاون سياسي، امنيتي و اجتماعي استانداري هرمزگان، بسياري از ديدارها و نشست و برخواست هاي مديران جنبه خبري ندارد و نبايد انتظار داشته باشند رسانه ها به آن ها بپردازند.
بهروز اكرمي افزود: روابط عمومي ها بايد به عنوان بازو و مشاور مديران، بحث هدايتگري و مشاوره اي براي مديران داشته باشند كه از نشست هاي بي حاصل و غير ضروري جلوگيري كنند.
وي بيان داشت: مديران و مسوولان در نشست هاي كارگروه و كميته هايي كه در استان برگزار مي شود، بايد به بيان نظريه ها و ديدگاه هاي مفيد بپردازند و خروجي اين گونه نشست ها بايد تصميم هاي اجرايي سازنده و كاربردي باشد.
معاون سياسي، امنيتي و اجتماعي استانداري هرمزگان اظهار داشت: مديران بايد در گرفتن تصميم ها و رفع مشكلات مردم، شجاعت و توان تصميم گيري را داشته باشند.
اكرمي ياد آور شد: در نشست هاي استانداري و كارگروه ها بايد خود مدير شركت كند و در صورتي كه معاون مديري در اين نشست ها حضور يافت، بايد با اطلاعات كامل باشد.
**اختصاص روزهاي سه شنبه هر هفته به مردم
معاون سياسي امنيتي استانداري هرمزگان ادامه داد: سه شنبه ها هر هفته روز ملاقات مردمي است و مديران موظف هستند اين روز را به مردم اختصاص دهند اما شاهد هستيم كه در اين روز برخي از مديران به اين وظيفه قانوني، عمل نمي كنند.
اكرمي با اشاره به اين كه مهم ترين اولويت مديران و مسوولان كسب رضايت مردم است، گفت: هم اكنون پرسشنامه هايي طراحي شده كه به صورت مستند ميزان رضايت مردم و كاركنان را از دستگاه هاي عضو شوراي اداري جويا شويم.
وي اظهار كرد: تيم هايي از استانداري در دستگاه ها مستقر مي شوند و يك پرسشنامه در خصوص نگاه ارباب رجوع به دستگاه مورد نظر و نگاه كاركنان به آن دستگاه توسط اين تيم ها تكميل و ارزيابي مي شود.
اكرمي تصريح كرد: هدف اين است كه در اين طرح نارضايتي هاي اجتماعي بويژه از عملكرد دستگاه ها را احصا و اصلاح كنيم.
**رضايت مندي مردم در اولويت مديران باشد
استاندار هرمزگان نيز دراين باره مي گويد: رضايت مندي مردم بايد در اولويت هر دستگاه باشد و مديران و كاركنان در هنگام مراجعه مردم (ارباب رجوع) به دستگاه ها و سازمان هاي مربوطه، پاسخ گوي آنان باشند و جواب قانع كننده و رضايت بخش به آنان دهند.
فريدون همتي افزود: مديران بايد با فكر و ايده نو و تصميم جديد در راستاي ايجاد توسعه و تحول و آباداني استان تلاش كنند نه اين كه وقت خود را در نشست هايي كه نتيجه اي در برندارد، بگذرانند.
وي بيان داشت: اصل سرمايه كشور و نظام، مردم هستند و مسوولان دستگاه ها موظف هستند از حريم زندگي مردم محافظت كرده و خود را وقف خدمت بهتر به مردم و حل مشكلات آنان كنند و از نشست هاي غير ضروري اجتناب كنند.
استاندار هرمزگان اظهاركرد: نارضايتي مردم در اداره ها و دستگاه هاي دولتي قابل بخشش نيست و با مدير آن مجموعه برخورد خواهد شد.
همتي با اشاره به اين كه مردم نياز به نشاط و شادابي دارند، اضافه كرد: اسلام و انقلاب ظرفيت عظيمي در حوزه هنري، فرهنگي، ورزشي و غيره دارد كه هر دستگاه و اداره اي بايد برنامه شاد و متنوع را براي كاركنان آن مجموعه ايجاد كند و روحيه اميد را در مردم افزايش دهد.
**نبايد مدير به مثابه يك ماشين امضا باشد
برخي مديران در دستگاه خودشان به مانند يك ماشين امضا هستند و در ساعت هايي كه از نشست هاي درون و برون سازماني فرصتي پيدا مي كنند تا اسنادهاي تلمبار شده را يكي پس از ديگري امضا كنند و حتي فرصت مطالعه موضوع ها را هم ندارند.
يك كارشناس حوزه اداري در اين باره مي گويد: وقتي كه بيشتر وقت مديران در نشست ها مي گذرد و خواه و ناخواه به اين رويه تن داده و به نظر خودشان اين يك نوع خدمت است.
شاهين نظري اضافه كرد: در مواردي نيز ديده شده مدير در اتاقش با دوست و يا دوستانش در حال گپ و گفت بوده و به صرف چاي مشغولند اما رييس دفترش مي گويد مدير جلسه دارد و امكان ديدن براي ارباب رجوع فراهم نمي شود.
وي ادامه داد: اين كه گفته مي شود مدير جلسه است، به عنوان يك رويه و جواب سربالا به مردم بوده در حالي كه مدير بايد وقت شنيدن درد و دل و مشكلات مردم را هم داشته باشد.
**دغدغه مديران در نشست حل مشكلات مردم باشد
نماينده مردم بندرعباس، قشم، حاجي آباد، بندرخمير و بوموسي درمجلس شوراي اسلامي هم گفت: دغدغه مديران و مسوولان دستگاه هاي اجرايي هرمزگان، بايد يافتن راه حلي براي گره گشايي از مسائل و مشكلات مردم باشد و بايد با ريسك پذيري و استفاده از فرصت ها زمينه خدمت رساني بيشتر به مردم را فراهم كنند.
حسين هاشمي تختي افزود: تاكيد رهبر فرزانه انقلاب بر وحدت و همدلي در جامعه است و مديران بايد در نشست هاي خود با وحدت و همدلي از لابلاي قانون، راهكاري براي حل مشكلات مردم بيابند نه اين كه با بهانه جويي يا نشست هاي بي مورد، از زير كار كنار بكشند.
وي ياد آور شد: براي دور زدن تحريم ها بايد بسته اقتصادي قوي داشته باشيم كه عبور از اين شرايط حساس، نياز به همكاري مديراني كارآمد و فعال دارد تا با نشست هاي موثرگره گشاي مشكلات باشند.
**نتيجه نشست هاي مديران
نتيجه و حاصل نشست هاي مديران بايد مفيد و مثمر ثمر باشد كه اين كار نياز به اين دارد كه ابتدا هدف برنامه مشخص باشد، دستور جلسه تنظيم شود، شركت كنندگان در نشست ها و حتي مدت زمان نشست ها محدود شوند، بر موضوع هاي دستور جلسه تمركز شود، از موضوع هاي حاشيه پرهيز شود، مديران وقت شناس باشند و زمان پايان نشست از قبل تعيين شود و جلسه بدون وقفه اجرا شود.
بهترين زمان از ديدگاه محققان و كارشناسان براي برگزاري نشست ها ساعت 11 صبح و 4 بعد از ظهر است و مي توان با برگزاري نشست هاي اثر بخش و مفيد زمان صرف شده توسط مديران را در نشست ها به زمان كمتري كاهش داد.
اين را نيز بايد گفت كه برخي از برنامه ها نياز به نشست و گردهمايي نيست و مي توان از طريق مكالمه تلفني و يا ارسال يك ياد داشت اين كار را انجام داد.
چه خوب است نشست هاي زايد و غيرضروري در سازمان ها حذف شود يا حتي مي توان مدت زمان اين نشست ها را كاهش داد و بيشتر وقت مديران به امور اصلي اداره ، ازجمله پيگيري طرح هاي عمراني و راه انداختن كار مردم ، رسيدگي به مسايل و مشكلات شهر و روستا معطوف شود.
گزارش از رقيه غلامي زاده
7500/7195/6048
بندرعباس - ايرنا- با گسترش و پيچيده تر شدن ساختار و فعاليت هاي سازمان ها و نهادها، شيوه تشكيل نشست ها و اداره موثر آن ها نيز به همان ميزان سخت تر شده و خود به عنوان فن و مهارت خاصي درآمده كه درصورت رعايت نشدن اصول آن به اتلاف وقت مي انجامد.