بسیارند روابط عمومیهایی که از مدیریت متخصص و مجربی بهره میبرند و با اقدام به موقع خود فرآیند ارتباطات را تسریع و تسهیل میکنند اما به طور کلی رسالت روابط عمومی در برخی سازمانها و دستگاههای اجرایی هنوز هم آن طور که باید دنبال نمیشود و نقش این حوزه مهم نادیده گرفته میشود. این در حالیست که برخی صاحب نظران وجود این نوع مشکلات را به نبود فرهنگسازی در این عرصه نسبت میدهند.
آنها معتقدند عدم فرهنگسازی در زمینه ارتباطات باعث شده افراد فعال در این عرصه نتوانند آن طور که شایسته است به نقشآفرینی در این زمینه بپردازند.
هرچند که در سالهای اخیر تلاش بسیاری برای فرهنگسازی این مقوله در میان افراد جامعه شده است. به عنوان نمونه نامگذاری روزی به نام روز روابط عمومی و ارتباطات در تقویم رسمی کشور اقدام خوبی است که میتواند در فرهنگسازی این امر مهم مثمرثمر واقع شود؛ روزی در تقویم که جایگاه ارتباطات و اهمیت آن را به همه یادآوری میکند.
روزی به نام روابط عمومی و ارتباطات
البته ۲۷ اردیبهشت ماه روز جهانی «روابط عمومی و ارتباطات» را نباید تنها یک نام در برگی از تقویم رسمی کشور دانست بلکه این روز را بایستی یک سرفصل از منش، دانش و هنر تلقی کرد. بدون شک این روز تداعیگر اهمیت و نقش مؤثر و پُررنگ صنعت روابط عمومی در دنیای ارتباطات است؛ صنعتی که امروز سهم بسزایی در موفقیت سازمانهای مختلف دارد و به قلب تپنده و تریبونی برای سازمانها تبدیل شده است. در حقیقت روابط عمومی به عنوان رکن اساسی نظام ارتباطی و اطلاعرسانی نقش تعیین کنندهای در اطلاعرسانی و افزایش آگاهی و تنویر افکار عمومی برعهده دارد.
ضعف روابط عمومیها
اما آیا اهمیت جایگاه روابط عمومی در عصر ارتباطات و در دورانی که اطلاعرسانی در همه عرصهها پیشتاز است بر همگان آشکار شده و نقش آن در ارتباطگیری با رسانهها و پیشبرد اهداف یک نهاد یا سازمان مورد توجه قرار گرفته است؟
با نگاهی بر عملکرد روابط عمومیها میتوان گفت هنوز هم سازمانهایی هستند که پی به اهمیت تبلیغات و کار روابط عمومی نبردهاند و به تبع هم روابط عمومی در این سازمانها جامعپذیر نیستند و ضعفهای بزرگی در ارتباطگیری و تعامل با رسانهها دارند. این در حالیست که هرچه ارتباطات روابط عمومی با رسانه گسترش یابد به همان اندازه آن مجموعه یا سازمان در دستیابی به اهداف خود موفقتر خواهد بود.
در حال حاضر نباید وظایف روابط عمومیها به ارائه خدمات فرهنگی، نصب بنر، همراهی با مدیر و انجام امور تشریفاتی، توجیه گری و تبلیغات محدود شود. روابطعمومیها بایستی تعامل همیشگی با رسانه با هدف بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمانی را در اولویت قرار دهند و برای انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف بکوشند.
چه باید کرد؟
خبرنگار ایرنا برای دستیابی به نظرات و دیدگاههای تخصصی در حوزه روابط عمومی و تبیین جایگاه این همکاران شریف و انعکاس خواست ها و دیدگاههای آنان با چندتن از چهره های برجسته روابط عمومی در استان فارس گفت و گو کرده است.
مدیر روابط عمومی اداره کل آموزش و پرورش استان فارس معتقد است برای حل مشکل عدم فرهنگسازی در حوزه روابط عمومی بایستی چالشهای پیش روی روابط عمومیها مورد توجه قرار بگیرد و تدابیر لازم برای حل این چالشها اتخاذ شود.
حمیدرضا شعبانی در گفتوگو با ایرنا افزود: در حال حاضر روابطعمومیها با مشکلات سختافزاری و نرمافزاری رو به رو هستند. در وهله اول باید به دنبال پاسخی برای این پرسشها باشیم که آیا نوع نگاه به روابط عمومی با گذر زمان و با سرعتی که تکنولوژی و فناوری و تحولات بشری شکل گرفته تغییر پیدا کرده است؟
مشکلات و چالشهای پیش روی روابط عمومیها حل شود
وی ادامه داد: در حال حاضر در عصر پیچیده اطلاعرسانی قرار داریم اما هنوز هم در برخی سازمانها نگاه سنتی به روابط عمومی وجود دارد؛ هنوز در برخی سازمانها تصور میکنند یک روابط عمومی خوب یک تبلیغاتچی، یک عکاس، یک مجری و یک خبرنگار خوب است. این در حالیست که امروزه روابط عمومی را باید فراتر از این نگاههای تک بُعدی دید.
شعبانی اضافه کرد: روابط عمومی جایگاهی است که ابعاد مختلف را در برمیگیرد چراکه ما دیگر در دوره تک رسانهای به سر نمی بریم. در حال حاضر همه مردم خودشان یک رسانه هستند. لذا کسی که قرار است در یک سازمان به عنوان مدیر روابط عمومی فعالیت کند باید از مدیریت روابط عمومی آگاه باشد و افزون بر حفظ وظایف شغلی که از گذشته داشته بتواند قدرت ارتباط خود را نیز افزایش دهد.
نگاه سنتی به روابط عمومی و عدم تقویت تشکیلات روابط عمومی
وی افزود: روابط عمومی باید در این تکثر رسانهای بتواند حضور فعالی داشته باشد و محوریت کند. اگر روابط عمومی محوریت این رسانههای متکثر را از دست بدهد عملاً کارکرد سازمانی که در آن فعالیت میکند را زیر سؤال میبرد.
شعبانی با اعتقاد به اینکه مدیریت روابط عمومی باید تقویت شود به بیان راهکارهایی برای حل این نوع مشکلات پرداخت و گفت: در وهله نخست تشکیلات روابط عمومی در سازمانها باید تقویت شود. متأسفانه ما شاهد این هستیم که در یک سازمان عریض و طویل تنها یک یا ۲نفر در واحد روابط عمومی سازمان فعالیت میکنند؛ تشکیلات ضعیف روابط عمومی در سازمان باعث میشود روابط عمومیها از حوزه فعالیت کنار زده شوند و دیده نشوند. بنابراین باید تشکیلات و نیروی انسانی روابط عمومی تقویت شود.
بازنگری در شرح وظایف روابط عمومی شکل بگیرد
وی با بیان اینکه باید بازنگری در شرح وظایف روابط عمومی شکل بگیرد، افزود: باید روابط عمومی به سمت روابط عمومی الکترونیک سوق داده شود. در واقع نیاز است در تشکیلات روابط عمومی کارشناس ویژه در حوزه مجازی تعریف شود. جای سؤال است که آیا در روابط عمومیهای فارس پستی برای تحقق این امر تعریف شده است؟
او اضافه کرد: متأسفانه در اکثر روابط عمومیها هیچ فرد آموزش دیده و متخصصی در این زمینه فعالیت ندارد. این در حالیست که حوزه فضای مجازی مؤثرترین حوزه به شمار میرود چراکه با ایجاد جریان سازی در سطح گسترده میتواند بازخورد بسیاری در جامعه داشته باشد.
عدم توجه به منابع مالی
شعبانی عدم توجه به منابع مالی را از دیگر مشکلات روابط عمومیها دانست و گفت: در حال حاضر مصوباتی در حوزه اطلاعرسانی وجود دارد که بر اساس آن سازمانها باید بودجههایی مختص به فعالیت روابط عمومیها در نظر بگیرند. اما این مصوبات در بخش اجرا و تخصیص با موانع متعددی رو به رو میشود و متأسفانه حمایت لازم از روابط عمومی دستگاهها در حوزه اختصاص اعتبارات صورت نمیگیرد. این مسئله دست روابط عمومی را میبندد و روابط عمومی را برای برگزاری برنامهها با مشکلات بسیاری از نظر مالی مواجه میکند.
چالشهای نرم افزاری
مدیر روابط عمومی اداره کل آموزش و پرورش فارس به چالشهای نرمافزاری در حوزه روابط عمومی نیز اشاره کرد و یادآور شد: نوع نگاه مدیران و بدنه سازمانها و حتی مردم به روابط عمومی از بزرگترین چالشهای نرمافزاری در این حوزه به شمار میرود. بعضاً مردم از روابط عمومیها توقعاتی دارند که این توقعات در حیطه کار روابط عمومی نمیگنجد.
او افزود: بسیاری از مردم روابط عمومیها را تصمیمگیران سازمانها میدانند در صورتی که روابط عمومی فقط منتقل کننده تصمیمات سازمان است.
روابط عمومیها تصمیم گیر یا بازوی مشورتی سازمان؟
وی روابط عمومی را بازوی مشورتی سازمان دانست و عنوان کرد: همانگونه که گفتم نوع نگاه و توقعات از سوی سازمان و مردم باعث دغدغههای بسیاری برای فعالان این حوزه شده است. در سازمانها از روابط عمومی انتظار دارند با محتواسازی اثرگذاری را در جامعه شکل دهد. در حالی که روابط عمومی منتقل کننده محتواهای سازمان است.
شعبانی بر ضرورت به کارگیری مدیران متخصص و مجرب در روابط عمومیها تأکید کرد و گفت: عدم بکارگیری افراد متخصص در این زمینه باعث ایجاد مشکلات اساسی در سازمان میشود. نباید توجه به کارهای عجولانه و زودبازده موجب شود از بهرهگیری افراد متخصص در این بخش غافل شویم.
مدیر روابط عمومی اداره کل آموزش و پرورش فارس اظهار کرد: نباید تنها به منتشر شدن سریع اخبار اکتفا کرد بلکه باید از وجود افرادی که از جریانسازی فرهنگی و شغلی به خوبی آگاه هستند در روابط عمومی استفاده شود. باید افراد متخصص و با تجربه در این حوزه مشغول به کار شوند تا معضلی برای سازمان و مردم ایجاد نشود.
اخلاق و رفتار و منش کارگزاران روابط عمومی
اخلاق، نوع رفتار و منش کارگزاران روابط عمومی نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است و بدون در نظر گرفتن نظام اخلاقی، نقش روابط عمومی کامل نخواهد بود به گونهای که نقض استانداردهای اخلاقی و مقررات حرفهای در این شغل موجب عدم رشد و تعالی سازمان خواهد شد. میتوان گفت در شرایط کنونی برخی کارگزاران روابط عمومیها فاقد تعهد و تخصص لازم هستند و با فلسفه روابط عمومی آشنایی ندارند.
در حال حاضر عدم ارائه مشاورههای مؤثر به مدیران ارشد سازمان از خلأهای بزرگی است که در بسیاری از مدیران روابط عمومی به چشم میخورد. در صورتی که اگر مدیران سازمانی میخواهند در مسیر انعکاس موفق تجربههای سازمان گام بردارند و هنر مردمداری را تحقق بخشند، ضروری است که از مدیران روابط عمومی متخصص، بااخلاق و باتجربه در برقراری ارتباط با مخاطبان بهره بگیرند و شرایطی برای تقویت و توانمندسازی روابط عمومی فراهم کنند.
جای روابط عمومی ها در کارگروه های استانی خالی است
سید علی اصغر محدث مدیر روابط عمومی اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی فارس نیز معتقد است جای خالی روابط عمومی ها در کارگروه های استانی، مشهود است. محدث در این باره افزود: شاخص هایی چون میزان مشارکت خبری، تعامل با مخاطبان، تبلیغات و اطلاع رسانی، خدمات الکترونیکی و امکانات جانبی در پایگاه های اطلاع رسانی روابط عمومی های امروزی و الکترونیک، بسیار حائز اهمیت قرار گرفته است.
وی اظهار داشت: نگاهی به کارگروه های استانی در زمینه های مختلف نهادها و سازمانها، نشانگر این است که جایگاه روابط عمومی ها، رسانه ها و اطلاع رسانی در توسعه استان دارای اهمیت لازم نیست و نبود آیتم های مهمی نظیر اطلاع رسانی، رسانه ها، روابط عمومی ها و افکار عمومی در این کمیته های اجرایی، قابل تامل است.
مدیر روابط عمومی فرهنگ و ارشاد فارس با اشاره به تاثیر عملکرد روابط عمومی به لحاظ ساختاری در نهادهای مختلف اظهار داشت: رابطه بین روابط عمومی دستگاهها با رسانهها به صورت حرفهای تعریف شده و در این مسیر نیاز به تشکیل مشاورانی از جنس رسانه و روابط عمومی در فعالیت های کلان و تصمیم گیری های استانی و شهری مشهود است.
او با بیان اینکه نظام اداری دستگاهها می بایست نسبت به کارکرد روابط عمومی دیدگاه حرفهای داشته باشند، تصریح کرد: با همین دیدگاه کسانی که در پست روابط عمومی قرار دارند با تخصص لازم و تجربه در این حوزه می توانند نماینده افکار عمومی جامعه بوده و با آگاهی و شناسایی که در این زمینه پیدا می کنند، آسیب های موجود در لایه های واقعی مردمی را بصورت کاملا واقعی و ملموس برای ارائه در این کارگروه ها دسته بندی کرده و برای مواجهه با آن در تصمیمات موثر واقع شوند .
محدث افزود: زمانی تمام فعالیت روابط عمومی در چاپ پلاکارد خلاصه شده بود و حالا هم به نصب بنرهای مناسبتی و ارسال اخبار یک سویه تغییر یافته است و هیچ خبری از انعکاس دیدگاه ها و بررسی آسیب های جدی حوزه اطلاع رسانی و عملکردی نیست تا آنجایی که دیگر دغدغه های مردمی و نیازهای بروز جامعه رو به رشد و جوان استان فارس در حال فراموشی است و فقط نگارش رویداد های سازمانی، ملاک انتشار اخبار شده است.
وی ابتداییترین و مهمترین وظیفه را بر اساس تنها تئوری موجود در این رشته، ایجاد ارتباط دو سویه با مخاطبان دانست و گفت: در انجام این وظیفه ذاتی با توجه به دغدغه مقام معظم رهبری در نامگذاری سال بر دوش روابط عمومی ها است و معتقدم، عملکرد این بخش در انجام رسالت و وظایف ذاتی اش ما را به این مرحله خواهد رساند.
این مسئول روابط عمومی اظهار داشت: البته چالش های روابط عمومی در ایران بیشتر برمبنای تشکیلات و چارت سازمانی مناسب، اعتبارات، آموزش، نحوه عمل نیروی انسانی و وجود نگرش های غیر تخصصی و فرعی، نبود تشکل های حرفه ای و نبود قانونمندی مسئولیت های استراتژیک و حرفه ای روابط عمومی، است.
سید علی اصغر محدث ارتباط با رسانه ها که در میان وظایف اصلی شش گانه روابط عمومی قرار می گیرد را از مهمترین کارکردهای روابط عمومی های دستگاه های اجرایی دانست و گفت: ارتباط با رسانه ها نقش مهمی در برقراری ارتباط بین سازمان و مردم داشته و ارائه اطلاعات به افکار عمومی را تسهیل می کند.
یک روابط عمومی موفق باید بهترین مرجع برای پاسخگویی به مخاطبین سازمانی و ارباب رجوع بوده و اطلاعات مناسب و مفید برای اطلاع افکار عمومی را در موقعیت های زمانی مختلف منتشر کند. کلید حل معما در دستان مدیران استانی مدیر روابط عمومی فرهنگ و ارشاد فارس افزود: ادارات، نهادها و سازمان ها در اولین فرصت باید به این سوال پاسخ دهند که پس از شروع به کار خویش برای روابط عمومی سازمان زیرمجموعه خویش چه کرده اند؟ چقدر برای پاسخگویی به افکار عمومی همت و عطش داشته اند؟ در رابطه با تقویت عملکرد ارتباط با رسانه های واحد روابط عمومی خویش چه اقداماتی انجام داده اند؟ در رابطه با تقویت عملکرد ارتباط با رسانه های واحد روابط عمومی خویش چه اقداماتی انجام داده اند؟
وی با اشاره به اینکه روابط عمومی های ادارات و سازمانها نقش حیاتی در پاسخگویی به اذهان عمومی دارند.بیان داشت: نقش و جایگاه روابط عمومی را به عنوان هنر هشتم مرور کنیم تا اهمیت جایگاه روابط عمومی در عصر ارتباطات و در دورانی که اطلاعرسانی در همه عرصهها پیشتاز است، دوچندان شده به گونه ای که موفقیت سازمانها، ادارات و شرکتها و دوامشان در عرصهها و فعالیت های تخصصی به عملکرد روابط عمومیهای آنها وابسته است.
مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی استان فارس نیز با اعتقاد به اینکه کار در روابط عمومی نیاز به علاقه، پشتکار و همت شبانه روزی دارد بر ضرورت رعایت اصول حرفهای و اخلاقمندی در مدیران روابط عمومی تأکید کرد و گفت: مدیران روابط عمومی باید اخلاق حرفهای را سرلوحه کار خود قرار دهند. تعامل با رسانه و پاسخگویی در تمام ساعات شبانه روز از مهمترین رویکردهایی است که باید از سوی روابط عمومیها دنبال شود.
ابوذر پاریزی در گفتوگو با ایرنا افزود: مدیران روابط عمومیها بایستی رسانه را به عنوان بازوی توانمند ببینند. در روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی تمام تلاش خود را به کار گرفتیم تا از افرادی بهره ببریم که با عشق و علاقه در این حوزه فعالیت کنند و با رسانه تعامل خوبی دارند.
وی ادامه داد: شیوع کرونا و گسترش این بیماری رسالت سنگینی بر دوش روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی گذاشت و کار در این حوزه را بسیار دشوار کرد. اما خوشبختانه در مجموعه روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی شیراز تلاش شد تا اطلاعرسانیها پا به پای مدافعان سلامت و به موقع انجام شود و ما توانستیم در این مجموعه به شایستگی زحمات و توانمندیهای کادر درمانی را به تصویر بکشیم.
او افزود: رسانههای فارس نیز پرچمدار اطلاعرسانی در دوران کرونا بودند و در انعکاس این اتفاقات و اخبار در این دوران نقش مهمی داشتند. لذا ما هم سعی کردیم که ارتباطات و تعامل خود را با رسانهها حفظ کنیم و آن را روز به روز گسترش دهیم.
شعار هفته روابطعمومی و ضرورت شفافیت
پاریزی با اشاره به اینکه شعار اصلی هفته روابطعمومی «جز از راستی هیچ دم برنیار» انتخاب شد که مصرعی از اشعار ملکالشعرای بهار است، گفت: انتخاب شعر ملک الشعرای بهار که شهره به ایران دوستی و همچون نگارنده شیفته سعدی است، انتخاب فرخندهای بوده است که باید پاس داشت.
وی با اعتقاد به اینکه شفافیت باید جزو لاینفک کار روابط عمومی باشد، افزود: روابط عمومیها باید به صداقت و شفافیت در کارشان پایبند باشند.
روابط عمومیها از نبود چارت سازمانی رنج میبرند
پاریزی با بیان اینکه روابط عمومیها از نبود چارت سازمانی رنج میبرند، گفت: در بسیاری از سازمانها و ادارات چارت سازمانی وجود ندارد. این در حالیست که باید به روابط عمومی هویت داده شود. هرچند در یک دهه اخیر روابط عمومی رشد بسیار خوبی داشته اما هنوز هم نیاز است که روابط عمومیها تقویت شوند و برای پیشبرد اهداف مان در این عرصه در کنار مدیران روابط عمومی افرادی به عنوان کارشناس هم تعریف شود.
در نظر گرفتن بودجه اختصاصی برای روابط عمومیها
وی با اشاره به اینکه در سازمانها باید بودجه اختصاصی برای روابط عمومی در نظر گرفته شود، گفت: در حال حاضر روابط عمومیها در ادارات از طریق معاونت توسعه تغذیه میشوند. نیاز است برای روابط عمومی بودجه جداگانهای در نظر گرفته شود قطعا این کار باعث میشود مدیران روابط عمومی هزینهها در این بخش را مدیریت و از طریق آن تشکیلات و عملکرد روابط عمومی را تقویت کنند.
پاریزی اضافه کرد: اکثر روابط عمومی این دغدغه را دارند که تلاش آنها دیده نمیشود. مدیران روابط عمومی برای انجام وظایف خود نباید به دنبال پاداش باشند. آنها بایستی دستاوردها و توانمندیهای مجموعه را به نحو احسن در راستای جهاد تبیین معرفی کنند.
ضرورت امیدآفرینی در جامعه
مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی استان فارس نیز اظهار کرد: با توجه به هجمه های مختلفی که از سوی دشمنان نظام در کشورهای مختلف به ایران وارد میشود بحث امیدآفرینی نیز باید در دستورکار روابط عمومیها قرار بگیرد. امید است که با توجه به جایگاه روابط عمومی بتوانیم در مسیر ایجاد ارتباطات و اطلاع رسانی هر چه بهتر و پیشتر گامهای محکمتری برداریم.
حامد تقوایی مدیر روابطعمومی دانشگاه شیراز بر ضرورت اهمیت و جایگاه روابط عمومی برای حل این مشکلات تأکید کرد و گفت: اهمیت و جایگاه روابط عمومی در عصر کنونی که ارتباطات و اطلاعرسانی در همهی عرصههای آن پیشتاز و موضوع هویت سازمانی دغدغۀ اصلی هر سازمان است، دوچندان بوده و برهیچکس پوشیده نیست.
وی ادامه داد: اهمیت این حوزه در مراکز علمی و نهادهای مرجع و مؤثری چون دانشگاهها دوچندان است؛ چراکه روابط عمومی، وجود و اثرگذاری یک سازمان را در جامعه اعلام میکند و ازسوی دیگر، نیازها و مطالبات جامعه را از آن سازمان رصد کرده و به مسئولان امر منتقل میکند. او اضافه کرد: باعنایت به این موضوع، در زمان حال که هدف اصلی دانشگاهها رسیدن به دانشگاههای نسل سوم و چهارم یعنی دانشگاههای جامعهمحور و ثروتآفرین است و اهمیت پرداختن به هویت سازمانی برای دانشگاهها، باتوجه به مأموریتهای جدیدی که برای دانشگاهها بهویژه در ارتباط با جامعه و صنعت و لزوم درآمدزایی آنها و همینطور جذب اساتید و دانشجویان ملی و بینالمللی توانمند در اولویت قرار گرفته است.
تقوایی یادآور شد: روابطعمومی مسؤولیت ایجاد هویت سازمانی را در دانشگاهها دارد و جذب سرمایهگذاران مناسب و همینطور ارتباط مؤثر با جامعه و صنعت در دانشگاه، منوط به معرفی هرچه شایستهتر دانشگاه و امکانات و توانمندیهای آن است که این مهم، جز با تلاش مجموعۀ مدیریت روابطعمومی دانشگاه میسر نخواهد بود؛ بنابراین تمرکزگرایی و سرمایهگذاری در حوزهی روابطعمومی بیشاز هر زمان ضرورت دارد.
مدیر روابطعمومی دانشگاه شیراز اظهار کرد: در مجموعهی روابط عمومی دانشگاه شیراز، با عنایت به شرح وظایف و نقش سازندهی خود در دانشگاه و جامعه، همواره در پیشبرد اهداف دانشگاه و ارتباط گسترده با جامعه موفق بودهاند و در یکسال گذشته با تدوین بیشاز ۵۰ طرح مختلف، اهتمام خود را برای تحقق اهداف دانشگاه بیش از پیش به کار گرفتهاند.
نظر شما