نقش مدیران در موفقیت روابط عمومی ها

جایگاه روابط عمومی به دلیل راهبردی و زیربنایی بودن ، می تواند سازمان های مختلف را در همگامی با پیشرفت و تحولات جهانی یاری دهد و از طرفی حیات سازمانی مستلزم فعالیت مداوم روابط عمومی هاست چراكه سازمان بدون روابط عمومی زنده و پویا ، موفق و اثربخش نخواهد بود.
سازمان خبرگزاری جمهوری اسلامی ( ایرنا) به دنبال سلسه نشست های تخصصی در رابطه با اهمیت و نقش و جایگاه روابط عمومی در بین دستگاههای اجرایی دولتی و بخش خصوصی ، میزگردی با حضور دو كارشناس و استاد دانشگاه با موضوع «نقش مدیران در موفقیت روابط عمومی ها» برگزار كرد كه در ذیل به اجمال می خوانیم.

**مدرس روابط عمومی در دانشگاه گفت: امروزه كمتر سازمانی را در جهان می توان یافت كه فاقد واحد روابط عمومی باشد. روابط عمومی چشم و گوش و قلب سازمان است كه بدون آن حیات سازمانی دوام ندارد.
عبدالله ذاكر افزود: طبق تعاریف تشكیلاتی ، روابط عمومی در ستاد مدیریت دستگاهها خلاصه شده و با توجه به ضعف هایی كه وجود داشت از گذشته تا كنون برای مدیران كار انجام میدادند.
وی با بیان اینكه وجود روابط عمومی در سازمان یك ضرورت است ، گفت: عموما كاركرد ضعیف مدیران به روابط عمومی ها باز می گردد و برای رفع این مشكل باید نخست از افراد كارشناس در این حوزه بهره برد و به دنبال آن با برنامه ریزی و هماهنگی و نظارت در مدیریت در مفهوم عام بر اهمیت روابط عمومی تاكید كرد.

**آسیب شناسی حوزه روابط عمومی
استاد دانشگاه و نویسنده در این نشست به دیدگاه آسیب شناسی حوزه روابط عمومی پرداخت و افزود: درك نادرست مدیران از روابط عمومی ها آسیب اول در این حوزه است.
علی فروزفر گفت: اگراین درك درست مدیریتی نباشد روابط عمومی خیلی ضروری به نظر نخواهد رسید و آسیب دوم در این حوزه ساختار تشكیلاتی و جایگاه نادرست روابط عمومی در سازمان است.
وی افزود: روابط عمومی باید زیرنظر مستقیم مدیریت ارشد یا تحت نظارت یكی از معاونت ها كاركند. برخی از روابط عمومی ها در حوزه ریاست تلفیق شده اند كه حالتی نادرست است . این رویه در دستگاههای دولتی بسیار دیده می شود و به همین دلیل نقش روابط عمومی در این دستگاهها بسیار كم رنگ خواهد بود.
فروزفر افزود: آسیب بعدی در حوزه روابط عمومی ، عموما مسئولین روابط عمومی ها از دانش و صلاحیت های حرفه ای برخوردار نبوده كه این امر نیز به مدیریت ارشد سازمان بازمی گردد و از این رو باید به جذب نیروی شایسته در حوزه روابط عمومی همت گماشت.
مدرس روابط عمومی در خصوص آسیب دیگر در حوزه روابط عمومی گفت: فقر مالی در روابط عمومی بسیار مشهود است و از طرفی نبود مكان مناسب برای این بخش در سازمان انگیزه نیروهای فعال در این بخش را با كاهش مواجه خواهد ساخت و لذا مدیریت ارشد باید برای این موضوع ردیف بودجه ای و جایگاه مناسبی در نظر گیرد.
وی گفت: یكی دیگر از آسیب ها در حوزه روابط عمومی نبود قانون تعریف شده واحد در سیستم مدیریت سازمان است و در بیشتر دستگاهها سیستم سنتی حاكم می باشد و روابط بطور طبیعی جای ضوابط را خواهد گرفت و در این رابطه روابط عمومی مستقیما آسیب جدی خواهد دید.
فروزفر با بیان اینكه در سیستم سنتی ، مدیریت ارشد می خواهد بیشتر خود را مطرح كند و لذا از روابط عمومی می خواهد در این كار پیشقدم شود ، افزود: در این رهگذر كمتر به نقش تفصیلی روابط عمومی توجه شده در صورتی كه روابط عمومی باید اشتباهات دستگاهها را بطور مداوم به مدیریت تذكر دهد تا ضعف ها برطرف شود.

** بی توجهی به افكار عمومی
استاد دانشگاه و مولف كتاب در حوزه روابط عمومی با بیان اینكه عدم توجه به افكار عمومی و نظرسنجی ها یك خلا بسیار مشهود در این میان است ، افزود: انجمن های روابط عمومی در كشور تا كنون نتوانسته اند نقش خود را به خوبی ایفا و مشكلات را در این حوزه حل كنند چراكه سیستم حاكم در مدیریت سازمانی همچنان سنتی به پیش می رود و از طرفی مدیریت ارشد سازمان ، روابط عمومی را هیچگاه یك علم نمی داند.
استاد دانشگاه گفت: روابط عمومی در سازمان باید واقعیات را بیان كنند ولی متاسفانه در دستگاهها كمتر دیده شده و از این رو جایگاه واقعی روابط عمومی و شاخص های كاری آن تاكنون برای فرد و یا سازمان مشخص نیست .
وی با بیان اینكه باید روابط عمومی ها را در میان مدیران ارشد تقویت و میزان درك و فهم سازمان را از حد و اندازه این بخش شفافتر كرد افزود: متاسفانه امروزه مدیران ارشد به ضرورت روابط عمومی ایمان راسخ ندارند و فقط این حوزه را در ساختار تشكیلاتی جای داده اند.
فروزفر گفت: در این راستا از سوی مدیریت سازمانی به جلب رضایت مشتری و روابط انسانی نیز كمتر توجه می شود و طبق نظر سنجی ها و نتایج بدست آمده روابط عمومی باید جایگاه مستقلی داشته باشد و بهتر بود دولت ، قبل از ادغام روابط عمومی در حوزه ریاست به این نظرسنجی ها توجه می كرد.
استاد دانشگاه با بیان اینكه مدیریت كشور در سه سطح ارشد ، مدیران در سطح سازمان مادر و مدیریت كلان كشور كه به ریاست جمهوری باز می گردد ، خلاصه شده ، افزود: هنگامی كه از نقش و جایگاه روابط عمومی در عرصه داخلی صحبت می شود در واقع اشاره به سطح مدیریت ارشد دستگاههای اجرایی است.

** عدم نقد پذیری و نبود دمكراسی موانع رشد روابط عمومی
ذاكر با بیان اینكه پیچیدگی نقش روابط عمومی در مدیریت سازمان ، عدم نقد پذیری و نبود دمكراسی در مسیر رشد روابط عمومی مانع ایجاد كرده گفت: روابط عمومی باید هر لحظه مشكلات را به مدیریت اطلاع دهد و از طرف دیگر شورای اطلاع رسانی در سازمان نقش اساسی داشته و با استفاده از افراد صاحب نظر دیدگاهها و تشكیلات را تغییر دهد.
مدرس روابط عمومی گفت: تشریفاتی بودن یكی دیگر از ضعف های مدیریت سازمانها است .اساسنامه روابط عمومی ها را باید عوض كرد و بر اساس نیاز سازمانها و نیروهای متخصص این بخش را تعریف كرد و از طرفی روابط عمومی الكترونیك را گسترش داد. به زبانهای خارجی توجه كرد و رشته تحصیلی كاركنان مرتبط با شغل آنان باشد.

** اعتماد به روابط عمومی رمز موفقیت مدیران
فروزفر با بیان اینكه مدیران روابط عمومی باید از وظایف خود به خوبی اطلاع داشته باشند ، گفت: مدیران ارشد نیز به مسئولین روابط عمومی اعتماد كنند و در همه مسایل و موارد سازمانی آنان را دخالت داده و پشتیبانی و حمایت كنند .
وی افزود: مدیران روابط عمومی باید از دانش و مهارت لازم برخوردار بوده و مدیریت سازمان نیز برخی از وظایف خود را به روابط عمومی ها واگذار و توقع منطقی از آنان داشته باشند و از سوی دیگر مدیران ارشد در تامین منابع مالی روابط عمومی ها اولویت قرار دهند و بی عدالتی دراین خصوص را برطرف كنند.

** ضابطه به جای رابطه
ذاكر با بیان اینكه بیشتر كارها در دستگاههای اجرایی و حتی سیستم مدیریتی كشور براساس ضابطه نمی باشد و متاسفانه روابط عمومی ها نیز از این قاعده مستثنی نیستند گفت: روابط عمومی باید ضابطه مند و جزو اجزای ستادی سازمان به شمار رود.
فراهنگ 1417*1823** خبرنگار سید مهدی حسینی**انتشار دهنده: طاهره نبی اللهی